Verfahrensverzeichnisse

Wichtig: Dieser Beitrag basiert auf dem BDSG und nicht der DSGVO. Für Verarbeitungsverzeichnisse nach der DSGVO ist der Beitrag daher nicht geeignet. Für das nach der DSGVO erforderliche Verarbeitungsverzeichnis finden sich hier Muster: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Hier finden Sie einen Aufbau eines datenschutzrechtlichen Verfahrensverzeichnisses nach dem BDSG mit Musterbeispielen, die für viele Unternehmen passen sollten.

Bitte lesen Sie sich unbedingt die Anleitung Verfahrensverzeichnisse einfach und effektiv erstellen durch, um den Aufbau und das Vorgehen für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses bestmöglich zu verstehen.

Der Aufbau des Verfahrensverzeichnisses sieht grundsätzlich wie folgt aus:

  1. Vorblatt mit folgenden Angaben:
    • Name oder Firma der verantwortlichen Stelle
    • Anschrift der verantwortlichen Stelle
    • Leiter der Datenverarbeitung
    • Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter
  2. Technische und organisatorische Maßnahmen („TOM“)hier nicht enthalten
  3. Verfahrensverzeichnis für Jedermann
  4. Anlagen mit den Verfahren in Ihrem Unternehmen mit jeweils folgenden Angaben:
    • Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
    • Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
    • Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
    • Regelfristen für die Löschung der Daten
    • Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
    • Allgemeine Beschreibung der nach § 9 BDSG zur Einhaltung der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen
    • Liste der zugriffsberechtigten Personen

Ihr Verfahrensverzeichnis:

Verfahren (Anlagen)

  1. Videoüberwachung
  2. Zeiterfassung
  3. Personaldatenverarbeitung
  4. Lohnbuchhaltung
  5. Finanzbuchhaltung (FiBu)
  6. Telefonanlage
  7. E-Mail
  8. CRM

Diese folgen in den kommenden Tagen: Die Seite zu Verfahrensverzeichnissen wird im Hinblick auf die künftigen Anforderungen der DSGVO überarbeitet bzw. angepasst. Weitere Dokumente werden erst ab Anfang 2018 veröffentlicht werden.

  • Internetseite
  • Kundendatenbank
  • Terminkalender
  • Fileserver / Server
  • ERP-System
  • Online-Banking
  • Kopierer/Mehrzweckfunktionsgerät