So beantragst du Akteneinsicht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Muster)

Wenn dein Unternehmen Post von einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde bekommt und ein Vorwurf einer Verletzung von datenschutzrechtlichen Vorschriften im Raum steht, dann solltest du immer Akteneinsicht beantragen.

Und ich meine: wirklich immer!

Ausnehmen könnte ich davon nur die Fälle, in denen die angeschriebenen Unternehmen absolute Vorzeigeunternehmen in Sachen Datenschutz sind und – die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO lässt grüßen – die Rechtmäßigkeit jeder einzelnen Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Detail nachweisen können. Kommt selten vor. Kannst du mir glauben.

Dazu brauchst du keine Anwältin oder Anwalt, das kannst du bzw. dein Unternehmen auch selbst machen.

Warum das gar nicht schlimm ist und auch Beschäftigte in Aufsichtsbehörden damit kein Problem haben bzw. das vor allem nicht als „Schuldeingeständnis“ werten, das erläutere ich in diesem Video.

Warum du Akteneinsicht nehmen solltest – und warum die Aufsichtsbehörde das auch nicht schlimm oder „verdächtig“ findet

Auch wenn es natürlich generell ratsam ist, sich anwaltlich vertreten zu lassen oder es ggf. einfach – wie im Video angesprochen – taktische Gründe geben kann, den Akteneinsichtsantrag durch eine Anwältin oder einen Anwalt stellen zu lassen, muss das nicht zwingend so sein.

Akteneinsicht kann auch ohne Anwältin oder Anwalt erfolgen

Denn in einem Bußgeldverfahren hat auch der Betroffene selbst nach § 49 OWiG einen Akteneinsichtsanspruch. Ähnliches gilt für das (ggf. vorgelagerte) Verwaltungsverfahren. Hier gibt es einen Anspruch auf Akteneinsicht aus § 29 VwVfG (bzw. der derweiligen Norm im Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes).

So erhältst du Akteneinsicht

Und wie formulierst du nun so einen Antrag auf Akteneinsicht bzw. ein Akteneinsichtsgesuch (hat für dich inhaltlich keinen Unterschied)?

Das kannst du z.B. mit nachfolgendem Mustertext tun, den ich aus Sicht eines Unternehmens formuliert habe, das ein Schreiben einer Aufsichtsbehörde erhalten hat.

Denke bitte daran, dass du auf jeden Fall das Aktenzeichen bzw. die Vorgangsnummer der Aufsichtsbehörde in deinem Schreiben angibst, damit dein Schreiben zur jeweiligen Akte zugeordnet werden kann. Hier das Muster:

Einfaches Muster eines Akteneinsichtsgesuchs

In dem ersten Schreiben der Aufsichtsbehörde wird diese euch in der Regel eine Frist zur Beantwortung setzen. Das sind meist drei Wochen.

Solltest du dich erst spät entscheiden, Akteneinsicht zu beantragen, solltest du mit deinem Akteneinsichtsgesuch zugleich auch einen „Antrag“ auf Fristverlängerung stellen.

Dann würde das wie folgt aussehen können:

Muster eines Akteneinsichtsgesuchs mit Fristverlängerung

Hier ist übrigens bewusst von „Rückmeldung“ die Rede – und nicht von „Stellungnahme“.

Denn wenn die Akteneinsicht zum Vorschein bringt, dass davon auszugehen ist, dass ein Bußgeldverfahren eingeleitet wird, kann ggf. die Entscheidung fallen, dass man von seinem Aussageverweigerungsrechten Gebrauch macht.

Hier sollte man dann aber wirklich spätestens anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen.

Erteilung der Akteneinsicht

Häufig werden dann Kopien der Akte per Post zugesendet.

Viele Aufsichtsbehörden stellen die Akteninhalte aber auch elektronisch zur Verfügung.

Genauso ist aber auch der Versand der Originalakte möglich. Die Akte darf dann auch für eigene Zwecke kopiert werden.

Für den Versand der Akte kann die Aufsichtsbehörde Gebühren verlangen. Diese sind aber in der Regel überschaubar (z.B. 12,00 € in Bußgeldverfahren).

Warum ist die Akteneinsicht so wichtig?

In vielen Fällen wirst du dich nach Erteilung der Akteneinsicht durch die Aufsichtsbehörde fragen, ob du dir das nicht hättest sparen können. Du bist vielleicht genauso schlau wie vorher.

Ich muss leider sagen, dass im Zuge der Einführung von elektronischer Aktenführung immer weniger zu interessanten Akteninhalten kommt. Vielleicht betrifft das aber auch nur die Vorgänge, die mir bekannt sind.

In papiergeführten Akten finden wir häufig noch handschriftliche Vermerke der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters. Und die können sprichwörtlich „Gold“ wert sein. Wir kommen noch darauf zurück…

Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Behörden pflegen noch den Grundsatz: „Eine gute Akte muss sich lesen wie ein Buch.“

Was ist damit gemeint? Eine Akte ist eben nicht eine Aneinanderreihung von Papier. Nein. Gute Aktenführung ist eine Pflicht der Aufsichtsbehörden.

Diese Pflicht ergibt sich übrigens aus dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG).

Danach müssen auch Beschäftigte in Datenschutz-Aufsichtsbehörden die Akten nach diesen Grundsätzen führen.

Das beinhaltet – auch bei elektronischer Aktenführung – jedenfalls diese Grundsätze der Aktenführung:

• die Pflicht, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit),
• die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Gebot der wahrheitsgetreuen Aktenführung),
  

Auf Bundes- und Landesebene gibt es dann für die Führung von E-Akten jeweils noch ergänzende Vorgaben, z.B. zum Gebot der Authentizität und Integrität und dem Gebot der langfristigen Sicherung.

Und zur gesetzlich erforderlichen Aktenführung gehört auch, dass die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Vermerke zu ihren Erwägungen und Untersuchungen schreiben und zur Akte nehmen, damit andere Personen beim Lesen der Akte das Handeln der Verwaltung im Hinblick auf die wesentlichen Verfahrenshandlungen nachvollziehen können.

Und so wird dann z.B. schon einmal ein Vermerk zur Akte genommen, aus dem sich ergibt, welche Rechtsprechung oder Literatur ggf. schon zur Würdigung des Sachverhalts „verarbeitet“ wurde.

Das ist übrigens auch der Grund, warum man in einem laufenden Verfahren durchaus häufiger mal Akteneinsicht verlangt. Auch hier gilt: Du solltest wissen, welche Karten die andere Seite auf der Hand hat.

Und wenn eine Akte ordnungsgemäß geführt ist, kannst du also schon einmal wirklich hilfreiche und manchmal sogar verfahrensentscheidende Dinge erfahren.

Diese können ganz wesentlichen Einfluss darauf, zu welchen Fragen der Aufsichtsbehörde du wie und in welchem Umfang Stellung nehmen möchtest.

Es kommt auch ab und an vor, dass schon der Sachvortrag des Betroffenen so unschlüssig ist, dass man sich schon deswegen nur ebenso spärlich oder nicht zur Sache äußern wird, weil der Behörde der unschlüssige Vortrag schon selbst hätte auffallen müssen. Auch das erfährst du aber nur, wenn du Akteneinsicht nimmst.