Müssen Auftragsverarbeitungsverträge in Unternehmensgruppen einzeln abgeschlossen werden?
Eine Frage, die recht häufig von Mandantinnen gestellt wird, ist hier „eingetrudelt“. Und da passt es ganz gut, diese einmal „generell“ zu beantworten:
Die Frage
Reicht es aus, einen Vertrag mit einer Konzerngesellschaft (GmbH) zu schließen oder muss dies mit jeder Konzerngesellschaft (GmbH) der Unternehmensgruppe gemacht werden, von der man Leistungen/Beratung für die eigenen Kunden bezieht?
Meine Antwort
Ob ein Vertrag zustande kommt oder nicht, hängt rechtlich zunächst von übereinstimmenden „Willenserklärungen“ ab. Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das nach den §§ 145 ff. BGB aus einem Angebot und einer Annahme besteht und zwischen mindestens zwei natürlichen und/oder juristischen Personen geschlossen wird.
Unabhängig davon, ob nun eine Unternehmensgruppe besteht oder nicht, handelt jedes Unternehmen als rechtlich selbstständige juristische Person. Allein die Tatsache, dass ein Unternehmen zu einer Unternehmensgruppe gehört, führt nicht automatisch zu einem Vertragsschluss.
Das gilt natürlich auch für einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Auch hier ist Bedingung für das Zustandekommen eines wirksamen Vertrages, dass die Vertragsparteien feststehen. Die alleinige Zugehörigkeit zu einer Unternehmensgruppe reicht dafür nicht aus.
Soll ein Auftragsverarbeitungsvertrag zugleich für mehrere Unternehmen der Gruppe geschlossen werden, wobei jedes Unternehmen dann jeweils den Status des „Auftraggebers“ bzw. „Auftragnehmers“ (abhängig von der Konstellation), dann ist dies entsprechend vertraglich zu konkretisieren.
Dass das gerade in dynamischen Strukturen (Hinzukommen und Entfernen von Unternehmensgesellschaften) nicht möglich ist, macht man das in der Praxis häufig so, dass entweder dann doch Einzelverträge zwischen den Gesellschaften geschlossen werden oder ein Rahmenvertrag geschlossen wird, dem dann einzelne Gesellschaften „beitreten“ bzw. diesen abschließen können.
Das ist dann die Stunde der Anwältinnen und Anwälte, die diese Konstrukte dann „designen“ und für die Mandantinnen vorbereiten.