Benennung eines Case Managers für eine interne Meldestelle (Muster)

Benennung zum Case Manager der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Die Musterfrau GmbH ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet, eine sog. interne Meldestelle nach Maßgabe der §§ 12-18 HinSchG einzurichten und vorzuhalten.

Sie sollen bei der Musterfrau GmbH als Case Manager Aufgaben der internen Meldestellen wahrnehmen und durchführen.

Die Aufgaben der internen Meldestelle sind gesetzlich in § 13 HinSchG geregelt.

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehört:

• der Betrieb der internen Meldekanäle nach § 16 HinSchG
• die Durchführung des Verfahrens nach § 17 HinSchG
• das Treffen von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG
  

Aufgabe der internen Meldestelle ist es, sog. Meldekanäle zu betreiben, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden.

Diese Meldungen werden dann von der internen Meldestelle nach einem gesetzlich vorgegebenen Verfahren bearbeitet und erforderlichenfalls werden Folgemaßnahmen durch die interne Meldestelle getroffen.

Meldekanäle

Für die Einrichtung der Meldekanäle stellen wir Ihnen eine Software („Meldeportal“) zur Verfügung.

Kommunikation mit hinweisgebenden Personen

Ihre Aufgaben beinhalten auch die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen, die grundsätzlich über das Meldeportal erfolgt.

Das beinhaltet insbesondere, dass hinweisgebende Personen spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten.

Binnen drei Monaten nach dieser Eingangsbestätigung werden Sie der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung geben, sofern nicht dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt werden.

Die Rückmeldung beinhaltet die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Verfahren

Als Case Manager führen Sie das Verfahren der Bearbeitung von Meldungen durch. Zu den Verfahrensmaßnahmen gehören neben der Kommunikation mit der hinweisgebenden Person auch diese Aufgaben:

• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt
• Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung
• Ergreifen von angemessenen Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG.
  

Folgemaßnahmen

Als Case Manager treffen Sie Folgemaßnahmen i.S.d. § 18 HinSchG. Dazu werden in der Regel interne Untersuchungen bei der Musterfrau GmbH gehören. Dabei werden Sie auch betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren.

Sie ermitteln – ggf. mit interner und/oder (nach Absprache) externer Unterstützung den Sachverhalt und schließen das Verfahren dann nach den Vorgaben des HinSchG ab.

Dokumentation und Aufbewahrung

Eingehende Meldungen werden von Ihnen in einer dauerhaft abrufbaren Weise im Meldeportal dokumentiert.

Daten von eingehenden Meldungen sind drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Weisungsfreiheit

Sie sind in der Ausübung Ihrer Tätigkeit als Case Manager weisungsfrei.

Unterstützung

Wir unterstützen Sie bei Ihrer Tätigkeit, indem wir Beschäftigte der Musterfrau GmbH anweisen, Ihnen die erforderlichen Auskünfte und Informationen zu erteilen.

Sofern Sie fachliche Unterstützung benötigen, können Sie diese intern anfordern.

Sofern die Bearbeitung der Meldung zwingend einer externen Unterstützung bedarf (z.B. durch Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälte), kann diese Unterstützung in Abstimmung mit uns in Anspruch genommen werden.

Als Beschäftigungsgeber stellen wir Ihnen Ressourcen im angemessenen Umfang zur Verfügung, damit die Fachkunde i.S.d. § 15 Abs. 2 HinSchG aufrechterhalten können.

Ihre Vertraulichkeitspflichten

Wir weisen Sie darauf hin, dass für interne Meldestellen besondere Vertraulichkeitspflichten bestehen, die sich im Einzelnen aus den §§ 8 und 9 HinSchG ergeben. Die Normen sind im Anhang zu dieser Verpflichtungserklärung abgedruckt.

Sie sind nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
   

Die Identität der in Ziff. 1-3 genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Eine Weitergabe an andere Personen ist grundsätzlich untersagt.

Ausnahmen von den Vertraulichkeitspflichten

In § 8 HinSchG sind eine Reihe von Ausnahmen von den Vertraulichkeitspflichten geregelt.

Ausnahmen vom Schutz der Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person

Es besteht keine Vertraulichkeitspflicht für die Identität einer hinweisgebenden Person, wenn diese vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen abweichend von den bestehenden Vertraulichkeitspflichten jeweils in folgenden Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden:

1. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
2. aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
3. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
   

Die hinweisgebende Person ist in dabei vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch darzulegen.

Ferner dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der Person erlauben, weitergegeben werden, wenn dies

1. die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und
2. die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.
   

Ausnahmen vom Schutz der Vertraulichkeit von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind

Eine Weitergabe von Informationen zu Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder sonstige in einer Meldung genannte Personen ist abweichend von den Vertraulichkeitspflichten zulässig, wenn die Informationen in nachfolgenden Fällen an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden:

1. bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
2. von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist,
3. sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
4. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
5. aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
6. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
   

Sanktionen

Wir weisen zudem darauf hin, dass ein Verstoß gegen diese Vertraulichkeitspflichten nach § 40 Abs. 3 HinSchG eine Ordnungswidrigkeit darstellt, die mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € geahndet werden kann.

Verpflichtungserklärung

Ich habe die für meine Aufgaben in der internen Meldestelle bestehenden gesetzlichen Pflichten und insbesondere die Vertraulichkeitspflichten zur Kenntnis genommen.

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Ort, Datum




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Unterschrift Beschäftigte/r

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Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG (Auszug)

§ 8 Vertraulichkeitsgebot

(1) Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität der in Satz 1 genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

(2) Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist.

§ 9 Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot

(1) Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht nach diesem Gesetz geschützt.

(2) Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen abweichend von § 8 Absatz 1 an die zuständige Stelle weitergegeben werden

1. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
2. aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
3. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,
4. von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle nach § 21 an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie bei in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Vorgängen an die in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Stellen oder
5. von dem Bundeskartellamt als externe Meldestelle nach § 22 an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb des Bundeskartellamtes sowie in den Fällen des § 49 Absatz 2 Satz 2 und Absatz 4 und § 50d des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen an die jeweils zuständige Wettbewerbsbehörde.

Die Meldestelle hat die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch darzulegen.

(3) Über die Fälle des Absatzes 2 hinaus dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden, wenn

1. die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und
2. die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.

Die Einwilligung nach Satz 1 Nummer 2 muss für jede einzelne Weitergabe von Informationen über die Identität gesondert und in Textform vorliegen. Die Regelung des § 26 Absatz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt.

(4) Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen abweichend von § 8 Absatz 1 an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden

1. bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
2. von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist,
3. sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
4. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
5. aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
6. aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung,
7. von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle nach § 21 an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie bei in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Vorgängen an die in § 109a des Wertpapierhandelsgesetzes genannten Stellen oder
8. von dem Bundeskartellamt als externe Meldestelle nach § 22 an die zuständigen Fachabteilungen innerhalb des Bundeskartellamtes sowie in den Fällen des § 49 Absatz 2 Satz 2 und Absatz 4 und § 50d des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen an die jeweils zuständige Wettbewerbsbehörde.

§ 40 Bußgeldvorschriften

(1) Ordnungswidrig handelt, wer wissentlich entgegen § 32 Absatz 2 eine unrichtige Information offenlegt.

(2) Ordnungswidrig handelt, wer

1. entgegen § 7 Absatz 2 eine Meldung oder dort genannte Kommunikation behindert,
2. entgegen § 12 Absatz 1 Satz 1 nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, oder
3. entgegen § 36 Absatz 1 Satz 1, auch in Verbindung mit § 34, eine Repressalie ergreift.

(3) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 8 Absatz 1 Satz 1 die Vertraulichkeit nicht wahrt.

(4) Ordnungswidrig handelt, wer eine in Absatz 3 bezeichnete Handlung fahrlässig begeht.

(5) Der Versuch einer Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 und 3 geahndet werden.

(6) Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 und 3, der Absätze 3 und 5 mit einer Geldbuße bis zu fünfzigtausend Euro, in den Fällen der Absätze 1 und 2 Nummer 2 mit einer Geldbuße bis zu zwanzigtausend Euro und in den übrigen Fällen mit einer Geldbuße bis zu zehntausend Euro geahndet werden. § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten ist in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 1 und 3 und der Absätze 3 und 4 anzuwenden.