Webinar-Aufzeichnung Datenschutz-Checkliste

Checklisten im Unternehmen sind grundsätzlich eine prima Sache. Sie gewährleisten als standardisierte Arbeitsanweisung eine verlässliche gleichlaufende Unternehmenspraxis. Und so bietet es sich an, solche – wir nennen sie auch Standard Operation Procedure oder auch kurz „SOP“ – im Unternehmen einzuführen.

Es gibt da nur ein kleineres Problem mit der Verhaltenspsychologie, das wir nicht ganz unter den Tisch

fallen lassen sollten. Denn SOPs sind prima für prozedural ausgerichtete Personen, die sich also gerne anhand von Checklisten oder festen Arbeitsabläufen orientieren und Dinge sequentiell, also in einer vorgegebenen Reihenfolge erledigen. Andere Menschen sind aber eher optional „programmiert“ (und erledigen Dinge dadurch nicht weniger schlecht) und mögen es eher nicht, in solche festgelegten Prozesse hineingedrängt zu werden und fühlen sich dadurch eingeengt und reagieren in einigen Fällen sogar mit einer kleinen Art von Arbeitsverweigerung. Ich kenne das nur zu gut, denn ich hasse eigentlich Checklisten u.ä. und erlaube mir als Einzelkämpfer in der Kanzlei regelmäßig die Freiheit, von meinen eigenen Checklisten bzw. Arbeitsabläufen abzuweichen. Und das ist gut so. Denn: Durch die Abweichung lerne ich immer wieder, wie ein Prozess wie z.B. bei einem Audit eines Unternehmens optimiert werden kann. Und Sie kennen das vielleicht auch: Das „Korsett“ einer Checkliste engt Sie manchmal ein und passt an manchen Stellen einfach nicht.

Gleichwohl sind Checklisten in Unternehmen wichtig, hilfreich und sinnvoll. Denn sie sorgen eben – wie bereits erwähnt – für ein verlässliches, gleichlaufendes von Handeln im Unternehmen, und das ist nicht zuletzt auch für Fragen der Haftungsminimierung sehr wichtig. Aber vergessen Sie dabei eben nicht die „Optional-Denker“ im Unternehmen. Denn die sind für Innovationen und herausragende Ideen und Umsetzungen im Unternehmen sehr wichtig. ABER: auch für die „Optionalen“ sind Checklisten wichtig, denn auch diese sind verantwortlich für ein verlässliches Handeln im Unternehmen. Und das kann durch Checklisten gefördert werden – auch bei dieser Verhaltensvariante.

Sie dürfen daher, wenn Sie Verantwortung im Unternehmen für die Einrichtung und Ausgestaltung von Prozessen haben, auch immer daran denken, dass Sie bei der Auswahl der handelnden Personen überlegen, zum wem die Checklisten passen und wer ggf. für die Überarbeitung und Optimierung von Checklisten gute Ideen haben kann und in dem Bereich Verantwortung erhält.

Nun aber genug zu psychologischen Aspekten von Checklisten. Hier geht es heute um eine Datenschutz-Checkliste. Und was habe ich dieses Wort in der Vergangenheit gehasst und mich gewehrt, so etwas zu erstellen. Warum? Weil der Bereich des Datenschutzes nun einmal nicht aus Schwarz und Weiß oder „0“ und „1“ besteht. Datenschutz ist im Gegenteil eigentlich durch seine auch durch wenig Rechtsprechung geprägte Unklarheit der klassische Graubereich. Es gibt kaum weiß, kaum schwarz, aber jede Menge Grau in allen denkbaren Nuancen. Wie soll man bitte schön in so einem schwammigen Bereich denn eine Checkliste erstellen? Checklisten sind klassische <<„0“ und „1“ Dokumente>>…das kann doch nicht passen.

Aber es geht eben doch. Und auch das habe ich gelernt. Auch ich benutzte in der Vergangenheit, wenn ich zu einem Unternehmensaudit kam, eine Art von Basis-Mindmap (ich liebe Mindmaps), anhand derer ich mich – losgelöst von einer festgelegten Reihenfolge – orientiere, wenn ich das Audit durchführe. Warum? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich beim Benutzen dieser Grundstruktur in der Mindmap nichts vergesse. Die Mindmap hat aber auch den Vorteil, dass ich – und das passt zu meiner „optionalen“ Denkweise – jederzeit die Sequenz/Reihenfolge ändern und Dinge ergänzen oder herausnehmen kann. Damit können aber viele Leute nicht um, wir sprachen darüber…

Letztlich ist diese Mindmap aber – und das durfte ich mir eingestehen – auch nichts anderes als eine Checkliste.

Und weil viele Mandanten und Besucher meiner Internetseite mich gefragt haben, ob ich nicht mal eine Datenschutz-Checkliste machen könne, habe ich diese jetzt hier veröffentlicht:

Dazu gab es auch noch 52 minütiges Webinar, das Sie ebenfalls hier ansehen können.