Verarbeitungsverzeichnis

Inkasso

Geltendmachung und Durchsetzung von Zahlungsansprüchen

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Anschrift (privat)
• Rechnungsanschrift
• Internetadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Geburtsdatum
• Kundennummer
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Bankverbindung
• Vertragsdaten
• Angaben zu Lohnpfändungen
• Daten zur Zahlungsfähigkeit
• Daten zum Zahlungsausfallrisiko
• Scoringdaten

• Kunden
• Dritte

Rechtsanwälte
Auskunfteien
Strafverfolgungsbehörden

Keine

Daten zur Geltendmachung von offenen Forderungen werden für die Dauer von mindestens 10 Jahren gespeichert.
Nach Ablauf von 10 Jahren wird zum Ende des Kalenderjahres geprüft, ob die Forderung noch durchsetzbar ist (Vollstreckungstitel). Sollte ein Vollstreckungstitel bestehen, werden die Daten bis zur Verjährung des Vollstreckungstitels gespeichert, sofern die Forderung nicht zuvor vom Schuldner oder einem Dritten beglichen worden ist.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Internetseite

Betrieb einer Internetseite zur Außendarstellung des Unternehmens und zur Kontaktaufnahme inkl. Kontaktformular

• Name
• Name des Unternehmens
• E-Mail-Adresse
• Bestandsdaten
• Nutzungsdaten
• Inhaltsdaten

• Interessenten
• Besucher

Hosting-Provider
Ggf. weitere interne Abteilungen zur Bearbeitung von Anfragen

Einbindung von Google Webfonts. In dem Zusammenhang kommt es zu Aufrufen von Servern von Google in den USA. Für die Verarbeitung ist Google "Verantwortlicher". Das angemessene Datenschutzniveau ergibt sich aus der Teilnahme von Google am Privacy Shield.

Nutzungsdaten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht bzw. anonymisiert.
Inhaltsdaten (z.B. Daten, die über ein Kontaktformular übermittelt wurden) werden für einen Zeitraum von 1 Jahr gespeichert. Nach Ablauf des Jahres wird ein weiteres Erfordernis der Speicherung geprüft und eine erneute Prüfung zum Ende jedes Kalenderjahres vorgesehen.
Sollten Inhaltsdaten als Geschäftsbrief einzuordnen sein, gelten die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Freelancer-Datenbank

Verwaltung von Kontakten und Fähigkeiten von freien Mitarbeiter ("Freelancer")

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Rechnungsanschrift
• Internetadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Vertragsdaten
• Kommunikationsdaten
• Fotos
• Angaben zum Beruf
• Angaben zur beruflichen Laufbahn
• Schulabschluss
• Berufsabschluss
• Studium
• Daten zu beruflichen Fortbildungen

• Dienstleister
• Dritte

Interne Abteilungen, die Freelancer-Bedarf haben
Betriebsrat

Keine

Daten zu Freelancern werden für einen Zeitraum von 4 Jahren gespeichert. Nach Ablauf von vier Jahren wird zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Verkauf / Vertrieb

Verkauf und Vertrieb von Waren oder Dienstleistungen

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Anschrift (privat)
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kundennummer
• Kundenart
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Bankverbindung
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
• Vertragsdaten
• Umsatzdaten

• Kunden

Kooperationspartner
Logistikunternehmen

Keine

Bei personenbezogenen Daten des Verkaufs / Vertriebs ist davon auszugehen, dass diese buchhaltungsrelevant sind. Eine Speicherung erfolgt daher grundsätzlich für 10 Jahre, wobei der Fristbeginn sich nach § 147 Abs. 4 AO richtet.

Siehe Datensicherheitskonzept.

CRM

Pflege von Kundenbeziehungen und Beziehungen zu Interessenten ("Customer Relationship Management (CRM)")

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Internetadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Familienstand
• Kundennummer
• Kundenart
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Daten zu Interessen
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
• Vertragsdaten
• Kommunikationsdaten
• Fotos
• Angaben zum Beruf

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten

CRM-Dienstleister
Beschäftigte im Unternehmen
Auftragsverarbeiter

Für das CRM-System wird bei ein Softwaresystem eines Dienstleisters in einem Drittstaat (hier: USA) verwendet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister. Das angemessene Datenschutzniveau ist durch die Mitgliedschaft des Dienstleisters im "Privacy Shield" gewährleistet.

Bei personenbezogenen Daten im CRM-System wird nach Ablauf von zwei Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind Daten, die als Geschäftsbriefe i.S.d. HGB bzw. als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier gelten die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Projektverwaltung

Verwaltung von Projekten im Unternehmen

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Branche
• Termindaten
• Vertragsdaten
• Kommunikationsdaten
• Umsatzdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Dienstleister
• Dritte

Betriebsrat

Keine

Bei personenbezogenen Daten der Projektverwaltung wird nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind Daten, die als Geschäftsbriefe i.S.d. HGB bzw. als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier gelten die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Zeiterfassung

Erfassung von Arbeits-, Anwesenheits-, Abwesenheits- und Urlaubszeiten

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Arbeitszeiten
• Urlaubszeiten
• Krankheitstage

• Beschäftigte
• Leiharbeiter

Betriebsrat
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer

Keine

Überstunden: 2 Jahre
Steuerrelevante Daten der Arbeitszeiterfassung werden nach den Vorgaben der Abgabenordnung mindestens 10 Jahre gespeichert.
Alle anderen Daten werden für einen Zeitraum von zwei Jahren gespeichert. Zum Ablauf des Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Kontaktverwaltung

Verwaltung und Bereitstellung von Kontaktmöglichkeiten von Personen, Unternehmen oder öffentlichen Stellen

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Anschrift (privat)
• Rechnungsanschrift
• Internetadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Branche
• Kundennummer
• Kundenart
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Termindaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dienstleister
• Dritte

Interne Abteilungen bzw. Personen in Abteilungen.
Dienstleister
Kooperationspartner
Dritte

Keine

Bei personenbezogenen Daten der Kontaktverwaltung wird nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Terminverwaltung

Planung und Verwaltung von Terminen

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Anschrift (privat)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Position
• Kontaktdaten
• Termindaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dienstleister
• Dritte

Weitere Teilnehmer an Terminen

Keine

Bei personenbezogenen Daten der Terminverwaltung wird nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind Daten, die als Geschäftsbriefe i.S.d. HGB bzw. als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier werden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt.

Siehe Datensicherheitskonzept.

E-Mail

Elektronische Kommunikation

• Name
• E-Mail-Adresse
• Nutzungsdaten
• Verkehrsdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dienstleister
• Dritte
• Bewerber

Dienstleister
Weitere Personen innerhalb des Unternehmens
ggf. Dritte

Nicht geplant.
Gleichwohl ist beim Versand von E-Mails über das Internet nie ausgeschlossen, dass eine Weiterleitung über einen Drittstaat erfolgt.

E-Mails werden für mindestens 6 Jahre aufbewahrt, um den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe nachzukommen.

Nach Ablauf von 6 Jahren wird zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind Daten, die als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier gelten die jeweiligen steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Videoüberwachung

Wahrnehmung des Hausrechts, Geltendmachung von Ansprüchen, Verfolgung von Straftaten

• Name
• Videos

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dienstleister
• Besucher

Rechtsanwälte
Strafverfolgungsbehörden

Keine

Videoaufzeichnungen werden nach spätestens 10 Tagen gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Controlling

Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Branche
• Kundennummer
• Kundenart
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Vertragsdaten
• Bestandsdaten
• Nutzungsdaten
• Umsatzdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Dienstleister
• Dritte

Wirtschaftsprüfer
Steuerberater
Betriebsrat
Unternehmensleitung

Keine

Daten, die für Zwecke des Controllings verarbeitet werden, werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert.
Nach Ablauf dieser Zeit wird zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Revision / Compliance

Überprüfung der Rechtskonformität von Geschäftsprozessen im Unternehmen

• Name
• Vorname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Familienstand
• Position
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Bankverbindung
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
• Vertragsdaten
• Bestandsdaten
• Nutzungsdaten
• Inhaltsdaten
• Kommunikationsdaten
• Sozialversicherungsdaten
• Arbeitszeiten
• Lohn- und Gehaltsdaten
• Angaben zu Steuerklassen
• Religionszugehörigkeit
• Angaben zum Beruf
• Angaben zur beruflichen Laufbahn
• Daten zu Vorstrafen bzw. Eintragungen im Bundeszentralregister
• Daten zu beruflichen Fortbildungen

• Beschäftigte
• Kunden
• Dienstleister
• Dritte

Wirtschaftsprüfer
Steuerberater
Betriebsrat
Unternehmensleitung

Keine

Daten, die für Zwecke der Revision bzw. Compliance verarbeitet werden, werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert.
Nach Ablauf dieser Zeit wird zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Einkauf

Einkauf von Waren oder Dienstleistungen

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Kontakthistorie
• Bankverbindung
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
• Vertragsdaten
• Umsatzdaten

• Beschäftigte
• Dienstleister
• Dritte
• Kreditoren

Interne Abteilungen, die Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
Betriebsrat
Ggf. Dritte

Keine

Für Daten aus dem Einkauf werden die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten von 6 Jahren beachtet. Nach Ablauf von 6 Jahren werden die Daten geprüft. Sofern keine Erforderlichkeit für die weitere Speicherung besteht, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

IT

Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen

• Vorname
• Nachname
• Titel
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Position
• Kontakthistorie
• Nutzungsdaten
• Verkehrsdaten
• Telekommunikationsdaten
• Kommunikationsdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Dienstleister
• Dritte

Beschäftigte mit Personalverantwortung
Betriebsrat

Keine.

Bei personenbezogenen Daten, die im Bereich IT verarbeitet werden, gibt es viele unterschiedliche Speicherfristen. Dies hängen von der jeweiligen Applikation bzw. vom IT-System ab und differieren.

Bei IT-Systemen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, gibt es in der Regel eine Protokollierungsfunktion, mit der nachvollzogen werden kann, "wer" zu "welchem Zeitpunkt" "welche Daten" "eingegeben, verändert oder gelöscht hat. Dieses Protokoll wird in der Regel ab der Löschung des jeweiligen Datensatzes für weitere 4 Jahre gespeichert. Zum Ende eines Kalenderjahres wird jeweils geprüft, ob eine Löschung von Daten erfolgen kann.

Darüber hinaus gilt für allgemein anfallende Daten im Bereich IT (Abwicklung von Aufträgen, Anforderungen etc.), dass bei diesen Daten nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft wird, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind Daten, die als Geschäftsbriefe i.S.d. HGB bzw. als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier gelten die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Verwaltung

Allgemeine Verwaltung des Unternehmens (Organisation, Büroorganisation, Empfang etc.)

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Position
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Vertragsdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dienstleister
• Dritte
• Besucher

Interne Abteilungen
Dienstleister
ggf. Dritte

Keine

Bei personenbezogenen Daten der allgemeinen Verwaltung wird nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind Daten, die als Geschäftsbriefe i.S.d. HGB bzw. als buchhaltungsrelevante Daten einzuordnen sind. Hier gelten die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Fuhrparkmanagement

Verwaltung der vom Unternehmen genutzten Fahrzeuge

• Vorname
• Nachname
• Anschrift (geschäftlich)
• Anschrift (privat)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Position
• Führerscheindaten

• Beschäftigte

Eigentümer von Fahrzeugen (z.B. Leasingggeber)
Unfallbeteiligte
KfZ-Haftpflichtversicherer
ggf. Dritte

Keine

Daten von Beschäftigten, die Fahrzeuge aus dem Fuhrpark nutzen oder nutzen können, werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Die Daten von Betroffenen werden grundsätzlich 4 Jahre nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses zum Ende eines Kalenderjahres gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Facility Management

Pflege und Wartung von Immobilien und Gebäuden, die vom Unternehmen genutzt werden.

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Kontaktdaten
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Vertragsdaten
• Fotos

• Beschäftigte
• Dienstleister
• Dritte

Dienstleister, die Leistungen im Bereich des Facility Managements übernehmen.
Ggf. sonstige Dritte.

Keine.

Daten über vorgenommen Wartungs- und Pflegearbeiten werden für einen Zeitraum von 4 Jahren gespeichert. Nach Ablauf von vier Jahren wird zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Marketing

Marketing/Werbung für Waren oder Dienstleistungen und für das Unternehmen insgesamt.

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Internetadresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Branche
• Kundennummer
• Kundenart
• Kontakthistorie
• Termindaten
• Daten zu Interessen
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
• Vertragsdaten
• Fotos
• Videos

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dritte

Dienstleister, die für Werbung/Marketing eingesetzt werden
Kooperationspartner
ggf. sonstige Dritte

Keine

Bei personenbezogenen Daten, die für Zwecke der Werbung verarbeitet werden, werden grundsätzlich zum Ablauf eines Kalenderjahres Prüfungen im Hinblick auf ein weiteres Erfordernis für die weitere Verarbeitung der Daten vorgenommen.
Abhängig vom Ergebnis werden Daten weiter gespeichert oder gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Produktion

Produktion von Waren oder Dienstleistungen

• Name
• Name des Unternehmens
• Anschrift (geschäftlich)
• Anschrift (privat)
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Position
• Branche
• Kundennummer
• Kundenart
• Arbeitszeiten
• Umsatzdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Interessenten
• Dienstleister
• Dritte

Kooperationspartner
Zulieferer
Kunden
Vertriebspartner
Handelsvertreter

Keine

Daten, die im Zusammenhang mit der Produktion anfallen werden für einen Zeitraum von 6 Jahren gespeichert. Grundlage für die Speicherfrist ist, dass Daten aus der Produktion in Verbindung mit Gewährleistungs- und Garantieansprüchen stehen können und für die Abwehr von Forderungen oder für die Prüfung von Ansprüchen erforderlich sein können.
Zudem können Daten aus der Produktion als Geschäftsbrief den Aufbewahrungspflichten aus dem HGB unterliegen.
Die Speicherung der Daten wird im Hinblick auf Datenklassifikationen mindestens jährlich überprüft und angepasst.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Finanzbuchhaltung

Ermittlung und Verwaltung aller Einnahmen und Ausgaben, insbesondere für Zwecke der Ermittlung und Abfuhr von Steuern und Abgaben.

• Vorname
• Nachname
• Name des Unternehmens
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kundennummer
• Kundenart
• Bankverbindung
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
• Vertragsdaten
• Umsatzdaten

• Beschäftigte
• Kunden
• Debitoren
• Kreditoren

Finanzverwaltung
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer

Keine

Finanzbuchhaltungsdaten werden nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) mindestens 10 Jahre gespeichert. Für den Beginn der Frist gilt § 147 Abs. 4 AO.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Lohnbuchhaltung

Ermittlung von Lohn & Gehalt, Abrechnung und Auszahlung von Lohn & Gehalt

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Anschrift (privat)
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Familienstand
• Angaben zu Angehörigen (z.B. Kindern)
• Bankverbindung
• Vertragsdaten
• Sozialversicherungsdaten
• Arbeitszeiten
• Lohn- und Gehaltsdaten
• Angaben zu Steuerklassen
• Religionszugehörigkeit
• Angaben zu Lohnpfändungen

• Beschäftigte

Betriebsrat
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer
Sozialversicherungsstellen und Krankenkassen
Finanzverwaltung
Versicherer für betriebliche Altersversorgung
Abteilungsleiter bzw. Personen mit Personalverantwortung
Unternehmensleitung

Keine.

Zwei Jahre für die Aufzeichnung von Überstunden
Steuerrelevante Daten werden nach den Vorgaben der Abgabenordnung mindestens 10 Jahre gespeichert. Für den Beginn der Frist gilt § 147 Abs. 4 AO.
Alle anderen Daten werden für einen Zeitraum von zwei Jahren gespeichert; zum Ablauf des Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte ein Erfordernis bestehen, wird jeweils jährlich zum Ende eines Kalenderjahres wieder die Erforderlichkeit überprüft.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Personal / HR

Personaldatenverarbeitung
Personalentwicklung

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Anschrift (privat)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Familienstand
• Angaben zu Angehörigen (z.B. Kindern)
• Gesundheitsdaten
• Daten zu Interessen
• Bankverbindung
• Vertragsdaten
• Fotos
• Sozialversicherungsdaten
• Arbeitszeiten
• Lohn- und Gehaltsdaten
• Angaben zu Steuerklassen
• Religionszugehörigkeit
• Angaben zum Beruf
• Angaben zur beruflichen Laufbahn
• Angaben zu Lohnpfändungen
• Urlaubszeiten
• Daten zum beruflichen Eingliederungsmanagement (BEM)
• Schulabschluss
• Berufsabschluss
• Studium
• Krankheitstage
• Daten zu Vorstrafen bzw. Eintragungen im Bundeszentralregister
• Daten zu beruflichen Fortbildungen

• Beschäftigte

Betriebsrat
Sozialversicherungsstellen und Krankenkassen
Finanzverwaltung
Versicherer für betriebliche Altersversorgung
Abteilungsleiter bzw. Personen mit Personalverantwortung
Unternehmensleitung

Keine

Abmahnungen: 36 Monate
Ansonsten wird nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses geprüft, ob Löschung erfolgen kann. Eine Löschung wird nicht erfolgen, wenn der Beschäftigte eine betriebliche Altersversorgung in Anspruch nehmen möchte oder nimmt.

Siehe Datensicherheitskonzept.

Bewerbermanagement

Zweck des Bewerbermanagements ist die Personalbeschaffung. Dazu gehört das Finden von passenden Bewerbern und die Auswahl der Bewerber mit den besten Fähigkeiten für die jeweilige Stelle.

• Vorname
• Nachname
• Titel
• Lebenslauf
• Schulabschluss
• Berufsabschluss
• Studium

• Bewerber

Betriebsrat
Interne Stellen, die für die Einstellung der jeweiligen Person verantwortlich sind.

Nicht geplant.

Bewerberdaten werden grundsätzlich nach Ablauf von 6 Monaten nach Vergabe der der jeweiligen Stelle gelöscht.
Ausgenommen hiervon sind die Daten der Bewerber, die eine Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten im Bewerberdatenpool erteilt haben.
Bei diesen Daten wird nach Ablauf von zwei Jahren geprüft, ob ein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ansonsten werden die Daten gelöscht.

Siehe Datensicherheitskonzept.