So arbeite ich: Meine Produktivitätstools – Teil 1: DevonThink Pro Office, TextExpander, Ulysses

Der Beitrag wurde zuletzt am 05.03.2017 aktualisiert

Da ich schon mehrfach danach gefragt wurde, möchte ich hier einmal die Gelegenheit nutzen, einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweisen zu geben. In diesem Beitrag geht es zunächst einmal um ein Tool für das Wissensmanagement, das ich seit einigen Jahren (der Anwaltskollege Michael Seidlitz, der unter Anwälten dafür bekannt ist, dass er für die Beantwortung einer Frage binnen drei Minuten gleich ein halbes Dutzend Fundstellen zu Rechtsprechung und Literatur in einer E-Mail benennt, hat mir dieses Produkt empfohlen) einsetze. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass dieses Stück Software ein ganz wesentlicher Bestandteil meiner täglichen Arbeit als Anwalt ist und ich nur schwer ohne diese Software so effizient arbeiten könnte. Bei dieser Software handelt es sich um: DevonThink Pro Office

DevonThink Pro Office gibt es nur für den Mac, und – ganz ehrlich – es wäre für mich neben OmniFocus einer der Gründe für die Nutzung eines Macs, selbst wenn ich ansonsten ein anderes Betriebssystem nutzen würde.

DevonThink Pro Office ist meine zentrale Speicherstelle für Dokumente jeder Art. Gerade in Verbindung mit meinem Fujitsu ScanSnap S1500M wird das Abarbeiten von Papierpost ein wahrer Genuss. Grundsätzlich wird jedes Stück Papier, das in der Kanzlei eingeht, mit dem ScanSnap eingescannt und in DevonThink Pro Office abgelegt. Vertragsdokumente oder auch juristische Literatur wird durch DevonThink Pro automatisch einer Texterkennung unterzogen. So werden Volltextsuchen in der Datenbank in juristischen Dokumenten effizient möglich. Außerdem wird jedes Dokument in der Regel mit Tags versehen, so dass über diese Schlagwörter später auch Dokumente zu gleichen oder ähnlichen Themengebieten auf Schlagwortbasis gefunden werden können.

DevonThink Pro Office ist vor allem auch Grundlage für meine Arbeit in der Kanzlei. Früher habe ich Dokumente in Ordnern auf der Festplatte abgelegt. Jetzt werden die Ordner in DevonThink Pro Office angelegt. Für jedes Projekt mit Mandanten, für jeden “Fall” gibt es einen Ordner. Die Ordner werden sequentiell wie folgt benannt: “YYMM123 Name des Projekts”, also z.B. “1508022 Mustermann ./. Brockenstedter” für das 22. Mandat im August 2015, bei der ich Herrn Mustermann gegen Firma Brockenstedter vertrete. Die meisten meiner Mandanten berate ich regelmäßig und habe entsprechende Beratungsverträge mit diesen geschlossen. Hier ist es hilfreich, wenn ein schneller Überblick über alle Mandate zu einem Mandanten dargestellt werden kann. Nachdem ich hier eine ganze Weile diverse CRM-Tools für den Mac ausprobiert habe und wirklich am Verzweifeln war, war die Lösung dann ganz einfach. DevonThink Pro Office ist mehr und mehr meine Zentrale für alle Kanzleidokumente geworden. Die mächtigen Suchfunktionen der Software sind – gerade für Anwälte – ein Gamechanger. Spotlightsuche über Ordner ist ja nicht schlecht, aber die Suchfunktionen von DevonThink Pro Office sind im Gegensatz dazu wirklich noch einmal eine ganz andere Liga. Hat meinen Workflow beim Finden (und Wiederverwerten) von Dokumenten gravierend verändert und verbessert – und zwar vor allem hinsichtlich einer weiter verbesserten Geschwindigkeit.

Um alle Mandate zu einem Mandanten darzustellen benutze ich Tags in einem Ordner. Ich vergebe also zum jeweiligen Projektordner ein Tag.
DevonThinkProOffice_2015-08-13_04-48-01_vorm
Für die Mandanten, die ich regelmäßig betreue habe ich dann einen Ordner „Mandanten“ und in diesen wiederum Unterordner, die mit dem Namen der Mandanten betitelt sind. Und in diesen Unterordnern befindet sich dann eine „intelligente Gruppe“, die als Kriterium auf das Tag des Mandanten in „Gruppen“ sucht. Das sieht dann so aus:
DevonThinkProOffice_2015-08-13_04-46-01_vorm
Und diese intelligente Gruppe zeigt dann in einer Liste alle Projekte zu einem Mandanten an. Eine sehr schöne und vor allem einfache Sache. Sie erfordert jedoch – das gilt aber auch für andere CRM-Apps – eine gewisse Sorgfältigkeit beim Anlegen von Gruppen. Manchmal vergesse ich, wenn es eilig ist, beim Anlegen einer neuen Gruppe bzw. einem Ordner für ein Projekt zum Mandanten, ein Tag zu vergeben. Da ist es dann manchmal müßig, das nachzuholen. Vor allem, wenn man recht viele Mandate gleichzeitig beackert.

Seit einigen Monaten habe ich zudem eine neue Lieblings-App. Es handelt sich dabei um Ulysses. Das ist eine Textverarbeitung-App, die es derzeit (Stand: August 2015) für Mac OS X und iPad gibt. Eine Version für das iPhone ist auch in Planung. Die Applikation nutze ich vor allem auf dem Mac, da ich nicht so gerne auf iCloud angewiesen bin und hier auch gerade mit Mandatsdaten zurückhaltend bin. Soweit es um Kanzlei-Sachen geht, die Mandatsdaten beinhalten, werden diese also komplett lokal, auf meinem Protonet-Server oder einemn Synology-NAS in der Kanzlei gespeichert.

Ulysses ist ein minimalistisches Tool zum Schreiben von Texten im Markdown-Format. Wenn ihr euch mit dem Markdown-Format noch nicht auskennt – tut es sofort. Ihr findet dazu umfangreiche Informationen Internet oder hier eine gute Einführung erhalten wollt, kauft euch den MACSPARKY MARKDOWN FIELD GUIDE. ich habe auch vorher schon in Markdown geschrieben (z.B. mit iA Writer, Byword, Scrivener), aber Ulysses hat mich irgendwie gepackt. Ich kann es nicht recht erklären, aber es hat irgendwie etwas Magisches. Und das Konzept einer umfassenden Bibliothek für alle meine Texte ist außerdem sehr hilfreich. Texte, die ich in Mandatssachen schreibe, ziehe ich jedoch nach Fertigstellung einfach in den dazugehörigen Gruppenordner in DevonThink Pro Office und lösche das jeweilige „Blatt“ dann in Ulysses. Praktisch ist dabei, dass auch deren DevonThink Pro Office das Markdown-Format beherrscht.

Ulysses ist lange nicht so mächtig wie Scrivener. Das Schreiben von Texten, sofern sie nicht für Mandate waren, ist mir vor einiger Zeit jedoch immer leidiger geworden. Und Ulysses hat hier für mich ganz viel frischen Wind hereingebracht. Das Schreiben mit dem Tool macht einfach Spaß und zieht mich in den Bann. Jeden Morgen ist mein erste Tat am Rechner, noch bevor ich Mails oder Twitter checke, Ulysses aufzurufen, um an einem aktuellen Blogbeitrag oder momentan vor allem an Texten für meine E-Learning-Kurse zu schreiben. Und ja…auch ein kleines Buchprojekt ist dabei. Und ohne Ulysses wäre das wohl nicht passiert. Schaut euch mal ein paar Beiträge auf dem Blog von Ulysses an, um einen besseren Überblick zu erhalten. Es gibt auch eine Trial-Version auf der Website, mit der ihr die Software ausprobieren könnt. Die Version für das iPad ist übrigens auch großartig.

Einen guten Überblick über eine vorherige Version findet ihr hier in dem Video von Paul Boag:

Die aktuelle Version ist wieder stark verbessert und hat vor allem einen wirklich guten „.docx“-Export.

Ein Tool, ohne das ich nicht wirklich arbeiten könnte, ist TextExpander. TextExpander ist ein Tool, mit dem Sie über Buchstabenkombinationen Textbausteine einsetzen können. TextExpander ist mit DevonThink Pro Office die Grundlage für die sehr schnelle Beantwortung der 80% der Fragen, die regelmäßig bei Unternehmen im Datenschutzbereich als FAQ auftauchen.

Ein Beispiel dafür, wie ich DevonThink Pro Office für die Wissensverarbeitung einsetze, habe ich im nachfolgenden Video dokumentiert. Hier zeige ich, wie halbautomatisch alle Beschlüsse des Düsseldorfer Kreises in DevonThink Pro Office importiert und kategorisiert werden können – in stark vereinfachter Form. Außerdem kommt noch ein bisschen MindManager zum Einsatz. Sie sollten in den Vollbildmodus switchen, um die Bildschirminhalte besser erkennen zu können.

Allgemein kann ich sagen, dass ich als Anwalt folgende Software-Produkte täglich im Einsatz habe:

  • OmniFocus 2
  • Mail.app mit GPGMail-Plugin
  • Postbox 4 (wegen besserem Support für Verschlüsselung von Mails per PGP/GPG)
  • DevonThink Pro Office
  • TextExpander
  • Ulysses für Mac und iOS – für fast alles, was ich schreibe. Ich liebe Markdown.
  • Protonet Server mit SoulOS und Synology NAS
  • BusyCal / Fantastical
  • BusyContacts
  • Dragon Dictate for Mac
  • Scrivener for Mac (nur noch selten – I live and die by Ulysses)
  • MindManager – jetzt ersetzt durch iThoughts X und Mindnode
  • Acorn
  • Affinity Photo
  • Sketch
  • Affinity Designer
  • Pixelmator
  • Pages 5
  • Microsoft Word (Office 2016 für Mac)
  • Numbers 3
  • iA Writer, mittlerweile aber meistens Byword wegen des rechten guten Blogging-Workflows mit der Publishing-Funktion zu WordPress.

Um mit Mandanten zusammen an Projekten zu arbeiten, nutze ich am liebsten meinen Protonet-Server.

Und was nutzt ihr bzw. nutzen Sie so? Ich habe die Kommentarfunktion hier freigeschaltet. Ich freue mich insbesondere über Tipps dazu, wie ihr DevonThink einsetzt.