Datenschutz-Tipps: „Laufzettel“ für ausscheidende Beschäftigte

Hallo %FIRSTNAME% 😊,

es ist der erste Newsletter in diesem Jahr. Mal sehen, wie viele es denn dieses Jahr werden. Es gibt da so ein paar gute Vorsätze…und bislang habe ich sie noch nicht aufgegeben, obwohl wir schon Tag 17 im Januar haben. Keine schlechte Leistung. 😬

Und eigentlich wollte ich heute gar keinen Newsletter schreiben, aber dann kam mir doch mal wieder eine Aufsichtsbehörde dazwischen. Denn das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat heute per Pressemitteilung (PDF) mitgeteilt, dass sie eine „fokussierte Prüfung im Bereich Wohnungswirtschaft“ durchführen.

Bayerische Aufsichtsbehörde prüft Haus- und Immobilienverwaltungen

Die Bayerische Aufsichtsbehörde „prüft“ also. Es geht um die von vielen Haus- und Immobilienverwaltungen bzw. Vermieterinnen und Vermietern verwendeten Selbstauskünfte, die Mietinteressierte häufig schon vor der Wohnungsbesichtigung, gerne dann aber bei Interesse an einer Wohnung im Wege eines Formulars anzugeben haben.

Nun bin ich schon lange kein Mieter mehr, aber ich kenne auch das eine oder andere Formular einer Selbstauskunft, bei der ich aus dem Lachen kaum noch herauskam. Da hätte nur noch gefehlt, dass die Mietinteressierten noch Angaben zu Geschlechtskrankheiten hätten machen müssen. Sehr invasiv das Ganze. Und in einer Zeit, in der Wohnungen rar sind, ist der „Druck“, den Informationsgelüsten von Vermieterinnen und Vermietern nachzukommen, entsprechend hoch.

Inwieweit dann die häufig verwendeten „Einwilligungen“ zur ach-so-freiwilligen Angabe wirklich freiwillig sind, darf dann doch bezweifelt werden.

Und so kann ich sagen, dass ich dieses Vorgehen einer Aufsichtsbehörde wirklich einmal begrüße, weil es um ein Thema geht, das in meinen Augen wirklich relevant ist. Bei so manch anderer Schwerpunktsetzung von Aufsichtsbehörden bei dem „Vollzug“ von Kontrollaufgaben im Bereich des Datenschutzrechts fällt es mir dagegen doch z.T. recht schwer.

Was diese Prüfung so beinhaltet, welche Angaben gefordert werden und ob man überhaupt auf das Schreiben antworten sollte, kannst du hier in meinem Beitrag nachlesen: Bayerische Aufsichtsbehörde prüft Vermieterinnen und Vermieter wegen Selbstauskünften von Mietinteressierten

„Laufzettel“ für das Löschen von E-Mails etc. durch ausscheidende Beschäftigte

Bei dieser Überschrift muss ich ein wenig schmunzeln, weil wir unter „Ausscheiden“ ja durchaus unterschiedliche Dinge sprachlich fassen können. Aber ich lasse die Überschrift jetzt einmal so.

Einige Newsletter-Folgen zurück ging es am Rande auch um die Frage, ob denn nun durch die telekommunkationsrechtlichen Änderungen zum 01.12.2021 das Fernmeldegeheimnis bei einer Privatnutzung von E-Mail oder internetbasierten Diensten im Unternehmen „greift“ oder nicht.

Und leider ist es im Ergebnis aktuell immer noch so, dass die Frage meiner bescheidenen Ansicht nach nicht klar entschieden werden kann.

Wie löse ich denn nun aber das Problem praktisch „risikoarm“ in einer Weise, dass ich kein erhebliches Risiko eingehe, wenn ich nach Weggang bzw. Ausscheiden eines oder einer Beschäftigten noch einmal auf seine E-Mails zugreifen möchte bzw. – besser gesagt – muss?

Wieso sollen wir es nicht einfach so regeln, wie mit den alten Fotos des Beschäftigten von seiner bzw. seinem Lebensgefährten im Büro?
Angenommen ich verlasse das Unternehmen, in dem ich tätig war. Dann gehört dazu ja regelmäßig auch, dass ich meinen Schreibtisch aufräume und meinen Rollcontainer leere. Ich esse die letzten Schokoladenreste, die sich noch in meinem „Aktenschrank“ befinden und auch meine persönlichen Habseligkeiten wie Dokumente, Fotos und die Bilder von der Wand nehme ich mit.

Alles, was ich nicht mehr benötige, was aber auch nicht Eigentum des Unternehmens ist, das schmeiße ich weg. So einfach ist das.

Und wenn ich die Blume, die ich von meiner Schwiegermutter bekommen hatte, im Büro stehen lasse, weil ich sie – aus Gründen – nicht mit nach Hause nehmen möchte, sie zum Wegschmeißen aber zu schade ist, dann lasse ich sie halt da. Und meine Nachfolgerin oder mein Nachfolger behält diesen herrlichen Riesenkaktus dann oder eben auch nicht. Easy.

In jedem halbwegs geordneten Unternehmen ist es zudem so, dass die „Personalabteilung“ – notfalls aber irgendwer – noch einen „Plan“ hat, welche Gebäudeschlüssel nun noch zurückzugeben sind oder auch ob noch ein Dienstwagen wieder ordnungsgemäß abzugeben ist.

Dafür gibt es solche „Laufzettel“, die selbst den vergesslichsten und hirn-unorientierten Beschäftigten halbwegs deutlich macht, was noch zu tun ist, bevor das Unternehmen verlassen wird.

Eben solche Dinge wie: private Dinge aus dem Büro räumen, Schlüssel und/oder Zutrittskarten zurückgeben. Auch der „Dienstausweis“ darf gerne zurück, damit er zerstört oder „entwertet“ werden kann.

Warum also nicht das Gleiche für „private“ digitale Dinge in einem Laufzettel verewigen? Das ist sicher keine „kugelsichere“ Lösung, die vor jederlei rechtlichem Ungemach schützt. Aber es schadet nicht, ist kein großer Aufwand (für die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber) und es muss auch für die Beschäftigten kein großer Aufwand sein. Einfach ein fairer Deal – finde ich. Mag ich.

So ein Muster eines Laufzettels zum Löschen von „privaten“ E-Mails, Daten etc. kannst du in diesem Beitrag hier finden: Zugriff auf E-Mails und Dateien von ehemaligen Mitarbeitern

Und ja…ich weiß, es kann ein Problem mit E-Mail-Archiven, nicht möglicher Löschung und Aufbewahrungspflichten geben. Darauf gehe ich in dem Beitrag auch kurz ein. Es gibt halt nicht die allumfassende Superduper-Lösung.

Die mit dem Laufzettel finde ich aber ganz praktikabel. Wie immer mit gesundem Menschenverstand gedacht. „GM-Methode“ eben…

In diesem Sinne…beste Grüße

Stephan Hansen-Oest


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