Nachweis von Double-Opt-Ins bei Wechsel des E-Mail-Marketing-Providers

Wenn du einen professionellen Newsletter hast, wirst du in aller Regel den E-Mail-Versand über einen E-Mail-Marketing-Provider abwickeln. Bei mir ist das z.B. „mailchimp“.

Und natürlich sind Nutzer dann auch mal mit ihrem Dienstleister nicht zufrieden und möchten zu einem anderen Anbieter wechseln. Nur: Was ist denn mit den Nachweisen für einen Double-Opt-In?

Darauf bezog sich eine Frage aus dem Kreise der Datenschutz-Coaching-Mitglieder:

Die Frage

Wenn ein Kunde Daten von eMail-Provider A zu eMail-Provider B transferiert, wie kann dann die bei Provider A dokumentierte Einwilligung (Double Opt-In) für Provider B sichergestellt werden?

Hintergrund ist, dass die Features von Provider B besser sind als bei Provider A. Der Kunde aber nun Probleme mit der Belegbarkeit des Opt-Ins befürchtet, wenn der die Daten bei Provider A exportiert und bei Provider B importiert.

Wie kann hier rechtssicher gearbeitet werden?

Meine Antwort

Rechtssicherheit beim Nachweis von Double-Opt-Ins (DOI) ist nie ganz sicher zu erreichen. Letztlich geht es ja im Zweifel darum, dass der Empfänger einer E-Mail behauptet, er habe den Newsletter nicht „bestellt“.

Der Versender der E-Mail ist dann darlegungs- und beweispflichtig für die Tatsache, dass die betreffende Person den Newsletter wirklich selbst bestellt hat. Hierbei verlangt die Rechtsprechung in Deutschland, dass ein DOI-Verfahren zur Anwendung kommt, damit sichergestellt ist, dass vor dem Versand eines Newsletters eine Verifizierung der E-Mail-Adresse erfolgt ist.

Das läuft praktisch so ab:

  1. Eine Person trägt sich in ein Formular für einen Newsletter ein („Opt-In“).
  2. Das Unternehmen, das den Newsletter versendet, sendet vor dem Versand des Newsletters eine E-Mail an die betreffende E-Mail, in der ein Aktivierungs- oder Verifizierungslink enthalten ist.
  3. Erst wenn dieser Link vom Inhaber der E-Mail-Adresse geklickt worden ist („Double-Opt-In), wird die betreffende E-Mail-Adresse in den Newsletter aufgenommen.

Der E-Mail-Marketing-Provider wird für diesen DOI in der Regel diverse Daten speichern. Das werden regelmäßig mindestens diese Daten sein:

  • E-Mail-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Opt-Ins inkl. Zeitzone
  • IP-Adresse während des Opt-Ins
  • Datum und Uhrzeit des Double-Opt-Ins
  • IP-Adresse während des Double-Opt-Ins

Diese Daten werden im System des jeweiligen E-Mail-Marketing-Providers vorgehalten.

Wenn dieser Anbieter nun gewechselt wird, werden diese Daten in der Regel nach dem Ende des jeweiligen Vertragsverhältnisses nicht mehr verfügbar sein.

Was sollte man vor dem Wechsel des E-Mail-Marketing-Providers tun?

Jeder seriöse E-Mail-Marketing-Provider bietet die Möglichkeit die o.g. Opt-In-Daten zur jeweiligen Liste zu exportieren. Dies wird meist im CSV-Format angeboten.

Diese Daten sollten also vor dem Wechsel exportiert werden. Und zwar rechtzeitig einmal vorher, damit geprüft werden kann, ob die Daten ausreichend und vollständig sind.

Und dann sollte unmittelbar vor dem Wechsel auf den neuen Provider ein aktueller Export der Daten vorgenommen werden.

Mit diesen Daten lassen sich dann die Opt-Ins und Double-Opt-Ins belegen.

Aber: Ist das „gerichtsfest“?

Nicht wirklich. Denn natürlich können CSV-Dateien jederzeit geändert werden. Wenn Unternehmen also sicherer sein wollen, könnten wir folgendes Vorgehen überlegen:

  • Der Export der CSV-Datei wird nach dem 4-Augen-Prinzip vorgenommen. Es ist also mindestens ein Zeuge anwesend.
  • Ferner könnte ggf. ein Screencast des Exports als Video mitgeschnitten werden.
  • Nach dem Export der Datei könnte die CSV-Datei (und die Screencast-Datei) gleich in ein Dokumentenmanagementsystem oder Archiv überführt werden, das eine revisionssichere Speicherung ermöglicht.
  • Der Zeuge des Exports sollte sich einen schriftlichen Vermerk erstellen, aus dem sich ergibt, dass am betreffenden Tag, zur betreffenden Uhrzeit ein Export der Daten aus dem System des E-Mail-Marketing-Providers „X“ vorgenommen und die Dateien im Archivsystem „Y“ abgelegt worden sind.
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