Muster für Datenschutzhinweise für Teilnehmende an „Zoom“-Meetings
Ich komme mir langsam vor wie der Kundensupport von „zoom“. Jeden Tag prasseln hier – bedingt durch die Home Office Expansion wegen des Corona-Virus – die Anfragen zu „zoom“ rein.
Ich kann nicht alle Anfragen beantworten, möchte hier aber gerne kostenlos helfen bzw. meinen Teil zur Lösung der aktuellen Herausforderungen leisten.
Unternehmen und öffentliche Stellen, die jetzt „zoom“ einsetzen, fragen danach, ob und wie sie Teilnehmende an einem Online-Meeting vorab über die Datenverarbeitung bei „Zoom“ i.S.d. Art. 13 DSGVO informieren können.
Meiner Meinung nach ist es ausreichend, wenn dazu im Kontext mit einer Einladung zu einem Meeting per E-Mail dieser Hinweis aufgenommen wird:
Zur Durchführung des Online-Meetings verwenden wir „zoom“. Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie insoweit unter [Link einfügen].
Dann solltest du natürlich auch den passenden Link einfügen!, unter dem die Datenschutzhinweise auf deiner Website abrufbar sind. Und als Text für die Datenschutzhinweise zu „zoom“ könntest du dich an diesem Muster (zuletzt aktualisiert am 11.01.2024) orientieren:
Das Muster solltest du an den gelb markierten Stellen zwingend anpassen. Außerdem bitte auf die Kommentare im Dokument zur Konfiguration von Zoom achten.
Du kannst das Dokument frei und ohne Angabe zum Urheber (meiner Wenigkeit) verwenden. Du kannst außerdem Änderungen vornehmen und es vor allem verbessern, damit es für dich oder euch passt.
Ich hoffe einfach nur, dass es dir ein wenig weiterhilft.
Wichtiger Hinweis: Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung. Seit dem sog. „Schrems II“-Urteil des EuGH (mehr Infos) ist die Nutzung von US-Dienstleistern rechtlich nicht mehr risikofrei möglich. Auch wenn das Muster hier entsprechend angepasst wurde, bedeutet dies nicht, dass „Zoom“ ohne rechtliche Bedenken eingesetzt werden kann.
Wenn du keine Möglichkeit hast, die Datenschutzhinweise zu „zoom“ kurzfristig auf eurer Website zu veröffentlichen, dann sende die Hinweise z.B. einfach als PDF an die Meeting-Teilnehmer mit.