Löschen von Bewerberdaten

Früher…so jauchzen einige Mitarbeiter aus Personalabteilungen…da war das mit den Bewerbungen irgendwie einfacher. Die Bewerbung kam per Post, und mit Abschluss des Auswahlverfahrens wurden die Bewerbungsunterlagen im Original zurückgesendet. So einfach war das.

Heute heißt die Personalabteilung “HR“ und die Vergabe von Stellen über Bewerbungen läuft auch durchaus anders. Ja, es gibt noch die klassischen alten Bewerbungsmappen, aber heute werden auch diese Daten in der Regel elektronisch ausgewertet und mit anderen Daten angereichert.

Das können zusätzliche Erkenntnisse aus einem Bewerbungsgespräche, aus einer Online-Recherche zum Bewerber in einer Personensuchmaschine wie z.B. yasni sein oder Ergebnisse aus einem Test bei einem Assessment Center sein. Diese Daten werden dann möglicherweise aggregiert in einer Bewerberdatendank gespeichert, und wir Juristen streiten uns heute immer noch darüber, ob für die Speicherung dieser Daten in einer Datenbank eine Einwilligung erforderlich ist oder nicht (dazu vielleicht in einem anderen Tipp mehr).

Aber ich möchte zum eigentlichen Thema zurück kommen. Die Ausgangsfrage lautet, wann Sie Bewerberdaten löschen müssen. Die klassische Juristenantwort “Es kommt darauf an.“ passt natürlich auch hier.

Nun aber ernsthaft: Immer wenn ich als Rechtsanwalt eine Frage zur Beantwortung vorgelegt bekomme, in der es um den Schutz von Daten im Arbeitsverhältnis bzw. im arbeitsrechtlichen „Anbahnungsverhältnis“ (Bewerbungsstadium, Auswahlverfahren), sind neben den datenschutzrechtlichen Fragen zunächst auch arbeitsrechtliche Besonderheiten zu beachten. Denn die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung enthält ab und an durchaus Abweichungen von datenschutzrechtlichen Grundsätzen, die bei einer Recherche in einschlägigen juristischen Datenbanken und rechtswissenschaftlicher Literatur ermittelt werden können.

Für die Löschung von Bewerberdaten gibt es z.B. eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), die interessant ist. Das Urteil stammt vom 06.06.1984 (Az.: 5 AZR 286/81), dürfte aber immer noch Bedeutung haben. In dem Fall ging es um die Löschung eines Personalfragebogens eines abgelehnten Bewerbers.

Nach diesem Urteil gilt nach Rechtsprechung des BAG zunächst Folgendes:

• Die dauerhafte Aufbewahrung von Bewerberunterlagen kann das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers verletzen.
• Eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts liegt nicht vor, wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung des Fragebogens hat.
• Die Absicht, den Fragebogen bei einer nochmaligen Bewerbung zu einem Datenvergleich heranzuziehen oder den Bewerber später zu einer nochmaligen Bewerbung anzuhalten, begründet ein solches berechtigtes Interesse nicht.
• Im Falle einer Verletzung des Persönlichkeitsrechts hat der Bewerber Anspruch auf Vernichtung (Löschung) der Daten.

Neben den arbeitsrechtlichen Aspekten sind aber auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten. Merke: es gibt nicht immer nur ein Gesetz oder ein einschlägig anzuwendendes Recht. So können z.B. Ansprüche aus dem Arbeitsrecht, aus dem Persönlichkeitsrecht und aus dem Datenschutzrecht konkurrierend nebeneinander zur Anwendung kommen. Das trägt nicht gerade zur Rechtsklarheit bei, ist aber eben so.

Nach § 32 Abs. 1 Satz 1 Alt. 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Eine Regelung zur Löschung der Daten ist in § 32 BDSG nicht enthalten. Daher ist für die datenschutzrechtliche Lösung der Ausgangsfrage ein Blick in § 35 BDSG zu werfen. Dort ist nämlich die Löschung von personenbezogenen Daten geregelt. Nach § 35 Abs. 2 Satz 2 BDSG sind Daten u.a. zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist oder sie für eigene Zwecke verarbeitet werden und ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Klar ist: Wenn Sie unzulässig Daten über den Bewerber speichern, die sie gar nicht erhoben durften, dann sind die Daten sofort zu löschen.

Wann müssen Sie jetzt aber rechtmäßig erhobene Daten eines Bewerbers löschen, der im Auswahlverfahren nicht den Zuschlag für den Job erhalten hat?

Wenn Sie sich den Gesetzestext durchlesen, dann könnte man meinen, dass mit der – für den Bewerber – negativen – Auswahlentscheidung der Zweck einer weiteren Speicherung der Bewerberdaten entfallen ist. Ausnahme wäre – arbeitsrechtlich (s.o.) – wenn der Bewerber z.B. in seinem Anschreiben zum Ausdruck gebracht hat, auch an künftigen anderen Stellenangeboten Interesse zu haben. Oder – noch besser – Sie haben im Zuge des Bewerbungsverfahrens eine schriftliche Einwilligung des Bewerbers eingeholt.

Was aber, wenn die Ausnahmen nicht vorliegen? Sicher ist mit der negativen Auswahlentscheidung ein wesentliches Element des Bewerbungsverfahrens abgeschlossen. Und früher hätte man sicher auch annehmen können, dass dann unverzüglich die Bewerberdaten hätten gelöscht werden müssen. Heute müssen aber auch etwaige Ansprüche aus dem Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) berücksichtigt werden..

Denn wie wollen Sie sich gegen jemanden verteidigen, der vor dem Arbeitsgericht Ansprüche wegen einer gesetzlich unzulässigen Benachteiligung im Auswahlverfahren gegen das Unternehmen geltend macht, wenn Sie überhaupt keine Daten mehr über den Bewerber haben und daher gar keine Aussage darüber treffen können, warum die Person nicht berücksichtigt werden konnte?

Auch die Verteidigung gegen erhobene Ansprüche ist ein berechtigtes Interesse des Unternehmens und eine in diesem Zusammenhang erfolgende weitere Speicherung der Daten ist für den Zweck (hier: Begründung eines Arbeitsverhältnisses bzw. die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses) erforderlich und damit datenschutzrechtlich zulässig.

Ein Bewerber muss seine Ansprüche aus dem AGG spätestens nach zwei Monaten geltend machen (§ 21 Abs. 5 AGG). Für die Frist entscheidend ist der Eingang der Klagschrift beim Arbeitsgericht.
Da man bedenken muss, dass die Klage vom Arbeitsgericht erst noch an das Unternehmen zugestellt werden muss, und dies – unter Berücksichtigung von durchaus vorkommenden Zustellungsschwierigkeiten – auch einmal einige Wochen dauern kann, ergeben sich für die datenschutzrechtliche Bewertung folgende Konsequenzen:

Meine rechtliche Empfehlung:

• Bewerberdaten dürfen nach Abschuss des Auswahlverfahrens für vier Monate gespeichert werden.
• Für den Fall, dass ein Rechtsstreit bei einem Gericht anhängig ist, dürfen die Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert werden.

Zum Teil wird in der rechtswissenschaftlichen Literatur vertreten, dass eine weitere Speicherung von Bewerberdaten bis zum Ablauf der regelmäßigen zivilrechtlichen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) zum Ende eines Kalenderjahres rechtlich zulässig sei (vgl. Taeger/Gabel-Zöll, BDSG, 2. Auflage2013, § 32 BDSG Rn. 24). Begründet wird dies damit, dass neben Ansprüchen aus dem AGG auch allgemeine Unterlassungsansprüche z.B. wegen Verletzung von Persönlichkeitsrechten gegen das Unternehmen vom Bewerber geltend gemacht werden könnten und zur Abwehr die Bewerberdaten erforderlich seien.

Auch wenn die Argumentation nachvollziehbar ist, ist die Praxis der Aufsichtsbehörden m.E. eine andere. Die bayerische Aufsichtsbehörde hält z.B. 6 Monate noch für vertretbar, wie sie im Tätigkeitsbericht für 2011/2012 geschrieben hat (S. 62). Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen sich über den Ablauf der Verjährungsfristen hinaus gegen zivilrechtlich Ansprüche eines abgelehnten Bewerbers zur Wehr setzen muss, scheint mir zudem nicht sehr praxisrelevant bzw. risikobehaftet zu sein.

Ich empfehle daher eine kürzere Speicherung.