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Küchendienstplanung im Büro – ein Problem für den Datenschutz?

Dass Geburtstagslisten im Büro ein Problem sein können, sollte landläufig einigermaßen bekannt sein. Der Wirbel um die DSGVO hat dieses Thema ja letztes Jahr noch einmal prominent gemacht. Ich hatte dazu auch hier einen Beitrag geschrieben.

Nun wurde ich gestern gefragt, ob ich nicht einmal etwas zu „Küchenlisten“ schreiben könne. Da würden sich ja ähnliche Probleme stellen. Ein schönes Thema – dachte ich – und vor allem auch nicht so schwer. Denn bei „Küchenlisten“ ist die Problematik bzgl. der Verarbeitung personenbezogener Daten im Vergleich zu Geburtstagslisten deutlich einfacher.

Was ist mit „Küchenliste“ gemeint?

In vielen Unternehmen oder öffentlichen Stellen werden „Küchenlisten“ auch als „Küchendienstplan“ oder „Küchendienstliste“ bezeichnet. Letztlich geht es darum, dass alle Beschäftigten in der Küche des Unternehmens bzw. der Behörde in einer (halbwegs) sauberen und aufgeräumten Umgebung essen und sich aufhalten wollen.

Da hier selten ein Rund-um-die-Uhr-Service des Arbeitgebers eingerichtet sein wird, „müssen“ die Beschäftigten dann also selbst „ran“ und organisieren sich dann selbst bzw. bekommen die Anweisung, sich zu organisieren. Dann werden entsprechend Listen erstellt, aus denen sich ergibt, welche Personen wann Küchendienst zu leisten haben. Also z.B. das Geschirr in den Geschirrspüler einräumen, den Geschirrspüler aktivieren, den Geschirrspüler ausräumen, den Tisch wischen oder was auch immer so zu tun ist. So eine Liste kann z.B. so aussehen:

Und wie hier unschwer zu erkennen ist, befinden sich auch personenbezogene Daten auf diesem Plan. Meist wurde der auch elektronisch erstellt, so dass man schwerlich damit argumentieren kann, dass die DSGVO nicht greift. Auch ist dies keine rein private, familiäre Datenverarbeitung, so dass auch insoweit nicht begründet werden kann, dass die Vorgaben des Datenschutzrechts keine Anwendung finden.

Die DSGVO bzw. die datenschutzrechtlichen Vorgaben finden also grundsätzlich erst einmal Anwendung. Aber wie so häufig steckt auch hier wieder der Teufel im Detail.

Fazit vorab: In aller Regel lässt sich sagen, dass die Angaben von Namen in einer „Küchenliste“ auch ohne Einwilligung der Beschäftigten datenschutzrechtlich zulässig ist.

Streiten können wir hier jedoch über die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung. Wenn z.B. der Arbeitgeber die Nutzung der Küche davon abhängig gemacht hat, dass die Nutzer dieser Küche die Küche sauber halten, dann spricht einiges dafür, dass die Angabe von Namen in einer Küchenliste, die in der Regel ja von den Beschäftigten selbst erstellt wird, zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Rechtsgrundlage kann dann § 26 Abs. 1 BDSG sein. Da der Arbeitgeber wohl kein Direktionsrecht gegenüber den Beschäftigten hat, dass diese Küche und z.B. Sozialräume sauber zu halten haben, ist die Verwendung dieser Rechtsgrundlage aber abhängig vom Einzelfall. Es kommt also darauf an…so ist das mit den Juristen…

Häufig wird daher aufgrund der Umstände im Unternehmen die sog. Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die passende Rechtsgrundlage für die Angabe von Namen in Küchenlisten sein. Das Unternehmen wird hier wohl (auch darüber ließe sich streiten) der Verantwortliche i.S.d. DSGVO für die Datenverarbeitung sein. Das Interesse des Unternehmens, Daten von Beschäftigten zu verwenden und offenzulegen, um eine „ordentliche und reinliche“ Nutzung der Küche zu gewährleisten, ist in jedem Fall berechtigt. Und ein entgegenstehendes Interesse der Beschäftigten, das dieses Interesse des Unternehmens überwiegt, ist nicht gegeben.

Während es bei Geburtstagslisten über die Geburtsdaten eine „Einwirkung“ in den persönlichen Lebensbereich des Beschäftigten geben kann, ist dies bei Küchendiensten nicht der Fall. Hier haben wir also nicht das gleiche Problem wie bei Geburtstagslisten.

Daher sind sog. Küchenlisten m.E. datenschutzrechtlich zulässig. Es bedarf insoweit auch keiner Einwilligung der Beschäftigten.

Allerdings muss auch über die Datenverarbeitung informiert werden. Und soweit hier die Datenverarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – also der „Interessenabwägung“ – erfolgt, müssen die Beschäftigten auf ein insoweit bestehendes Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO informiert werden.

Und wenn nun ein Beschäftigter der Angabe seines Namens auf der Küchenliste nach Art. 21 DSGVO widerspricht?
Dann teeren und federn sie diesen…okay Scherz beiseite. Letztlich muss man dann nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO entscheiden, ob es „zwingende schutzwürdige Gründe“ für die Nennung des Namens auf der Liste gibt. Oder die Nennung der Namen für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist…das wird regelmäßig kaum der Fall sein.

Letztlich wird man sich im Falle eines Widerspruchs überlegen müssen, ob die Angabe des Namens wirklich zwingend ist oder es ein „milderes“ Mittel gibt, um den Zweck der Küchenliste zu erfüllen. Hier könnte man z.B. an die Verwendung von Pseudonymen denken. Und jetzt merkst du schon, dass das Ganze spätestens dann doch etwas „affig“ wird.

Wer diese „zoo-artigen“ Umstände vermeiden möchte, der tut gut daran, mit dem Arbeitgeber zu sprechen. Wenn dieser z.B. die Nutzung der Küche davon abhängig machen würde, dass diese von den Beschäftigten selbst unter Verwendung einer Küchenliste „ordentlich“ gehalten wird, der wird sich hier eher auf die Rechtsgrundlage des § 26 BDSG berufen können. Danach ist die Verwendung von Beschäftigtendaten u.a. zulässig, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Alternativ ist übrigens auch die Einwilligung der Beschäftigten eine denkbare Alternative. Auch diese wird meist aber widerrufen werden können. Hier sollte man dann überlegen, ob mit Widerruf der Einwilligung die Erlaubnis zur Nutzung der Küche durch den jeweiligen Beschäftigten entfällt. Nur: Ist das wiederum zulässig und ist ein solche Einwilligung „freiwillig“? Fragen über Fragen…

In der Praxis hoffe ich für dich sehr, dass du in einem Unternehmen oder einer Behörde arbeitet, bei der die Beschäftigten mit der Verwendung einer Küchenliste schon aus eigenem Interesse kein Problem haben. Ich bin ein großer Freund der Überzeugung, dass „Datenschutz“ nicht über allen anderen Interessen steht. Insbesondere dort, wo Daten mit nur geringem Risiko verarbeitet werden, sollte die DSGVO in einer Weise angewendet werden, die einem gesunden Menschenverstand entspricht. Und selbst wenn wir uns bei einer banalen Sache wie einer Küchenliste theoretisch stundenlang darüber streiten können, was denn nun die richtige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist, halte ich diese Diskussion im Ergebnis für eine Verschwendung von Lebenszeit.

Wie so häufig, sind Herauforderungen im „Datenschutz“ vornehmlich Kommunikationsherausforderungen. Wenn ich also den Nutzen einer Küchenliste gut und geeignet mit den Betroffenen kommuniziere, wird die DSGVO hier regelmäßig gar nicht erst auf die Streit-Agenda gelangen. Also: Redet miteinander!

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