Einwilligung zur Nutzung von Fotos von Beschäftigten – mit Muster für junge und gediegene Unternehmen

Es ist kein Geheimnis, dass wir in einer Informationsgesellschaft leben. Und nicht nur das – Unternehmen gehen auch mehr und mehr dazu über, ihre Leistungen – passend zur Informationsgesellschaft – in medialer Form den Kunden oder potentiellen Kunden anzupreisen. Da bietet es sich natürlich an, sich freundlich und sympathisch darzustellen. Dazu gehört auch die Menschlichkeit. Und Nähe. Und wie könnte man das besser darstellen als durch Fotos von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens…? Aber was brauchen wir denn für eine Einwilligung von den Beschäftigten?

Wenn wir einen Blick in die heutige Unternehmenswelt werfen, so werden viele Beschäftigte schon bei Beginn des Arbeitsverhältnisses mit der Frage konfrontiert, ob sie denn bereit wären, ihr Foto auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlichen zu lassen. Vielleicht geht es auch nicht nur um die Internetseite, sondern auch um eine gedruckte Broschüre oder vielleicht auch um Bewegtbilder in Form eines Unternehmensvideos. Viele Jahre war in der Rechtswissenschaft sehr umstritten, ob und inwieweit ein Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber eine Einwilligung wirksam erteilen kann. Zweifel bestanden daran, dass eine solche Einwilligung überhaupt „freiwillig“ erfolgen könne. Schließlich könnte ggf. ein Beschäftigter Nachteile befürchten, wenn er eine Einwilligung gegenüber dem Arbeitgeber nicht abgeben möchte. Aufgrund dieses Über- und Unterordnungsverhältnisses im Arbeitsverhältnis konnten wir durchaus Zweifel daran haben, dass eine Freiwilligkeit im Einzelfall besteht. Ferner war umstritten, ob im Zusammenhang mit Bildaufnahmen die Regelungen zum Recht am eigenen Bild im Sinne des §§ 22,23 KUG als einschlägige bereichsspezifische Rechtsvorschrift anzusehen ist, die dem Bundesdatenschutzgesetz vorgeht, oder ob auch die Regelungen des BDSG greifen.

Und so ging quasi ein Aufatmen durch die Datenschutzberater-Welt als im Jahr 2015 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zu genau diesen Rechtsfragen veröffentlicht wurde:

Erfreulicherweise hat nämlich das BAG in seiner Entscheidung fast alle, naja zumindest viele der offenen Fragen beantwortet, sodass wir mittlerweile einigermaßen verlässliche Regelungen zu Fotos oder Videos von Beschäftigten in Unternehmen vorliegen haben.

Und was genau hat das BAG denn nun entschieden? Nun ja: zunächst einmal hat das BAG festgestellt, dass das Verbreiten und die öffentliche Zurschaustellung von Bildaufnahmen sich nach den Vorgaben des KUG richtet. Die §§ 22, 23 KUG stellen nach der Rechtsprechung des BAG besondere Regelungen dar, welche in ihrem Anwendungsbereich den Vorschriften des BDSG vorgehen. Aber Achtung: Denn nicht jede Verwendung von Bildern ist zugleich ein Verbreiten oder öffentliches Zurschaustellen i.S.d. §§ 22, 23 KUG. So liegt z.B. keine Veröffentlichung im Sinne des § 22 KUG vor, wenn Beschäftigte z.B. Werksausweise mit Lichtbildern verwenden müssen. Und auch bei Veröffentlichung von Bildern im Intranet dürfte häufig kein Verbreiten oder öffentliches Zurschaustellen vorliegen. In diesen Fällen ist dann immer auch noch im BDSG eine Rechtsgrundlage zu suchen und vor allem zu finden. Im Falle von Werksausweisen ist nach ganz herrschender Auffassung die Verwendung der Fotos als Maßnahme einer Zutrittskontrolle erforderlich, sodass eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach § 32 Abs. 1 BDSG oder hilfsweise nach § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG zulässig ist. Insoweit bedarf es keiner Einwilligung des Beschäftigten. Anders kann dies jedoch durchaus im Falle der Veröffentlichung von Fotos im Intranet aussehen. Entscheidend sind hier stets die konkreten Umstände des Einzelfalles.

Für die Praxis sehr bedeutend sind die Ausführungen des BAG zur Zulässigkeit einer Einwilligung von Beschäftigten. Auch wenn sich die Ausführungen des BAG im Hinblick auf eine wirksame Einwilligung insoweit an § 22 KUG orientieren, können wir mit guten Gründen davon ausgehen, dass diese Annahmen des BAG auch für andere Einwilligungen im Arbeitsverhältnis – z.B. auf Basis des BDSG – Geltung haben. Einwilligungen von Beschäftigten müssen nach der Rechtsprechung des BAG schriftlich erfolgen, auch wenn § 22 KUG dem Wortlaut nach keine Schriftform zwingend vorsieht. Die Norm sei aber verfassungskonform dahingehend auszulegen, dass eine Schriftform gefordert ist. Nun ja…

Gut ist, dass das BAG Einwilligungen von Beschäftigten grundsätzlich für zulässig hält. Jedoch bestehen nach meiner ganz persönlichen Meinung in der heutigen Zeit Zweifel daran, ob nicht auch die Möglichkeit von elektronischen Einwilligungen sinnvoll gewesen wäre. Denn während die Einwilligung in § 4a BDSG ebenso ein grundsätzliches Schriftformerfordernis vorsieht, ist es doch gleichwohl im Bereich des Telemediengesetz (TMG) möglich, Einwilligungen unter weiteren Voraussetzungen (§ 13 Abs. 2 TMG) auch elektronisch wirksam zu erteilen. Es wäre daher sinnvoll gewesen, wenn das BAG diesen Aspekt auch berücksichtigt hätte. Dies hätte in der vom BAG betonten, gebotenen verfassungskonformen Auslegung des § 22 KUG beachtet werden können. Aber meine bescheidene persönliche Meinung ändert nun einmal nichts an dem Urteil des BAG.

Auch das BAG geht im Hinblick auf die Wirksamkeit einer Einwilligung davon aus, dass eine Einwilligung hierfür informiert zu sein hat. Arbeitnehmer müssen konkret und klar über die Zwecke der Verwendung von Fotos oder Videos aufgeklärt werden. Dabei gilt, dass die Informationen umso ausführlicher sein müssen, wenn die geplante Veröffentlichung tiefer in die Privatsphäre des Beschäftigten eingreift. Klar ist weiter, dass eine vorab erteilte „Pauschaleinwilligung“ in die Verwendung sämtlicher Daten des Beschäftigten durch eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag nicht ausreichend ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass eine gut gestaltete Einwilligungserklärung, aus der sich Zweck und Umfang der Verarbeitung von Fotos des Beschäftigten ergibt, nicht schon bei Aufnahme der Beschäftigungstätigkeit verwendet werden kann. Es ist also alles eine Frage der Formulierung.

Der Grundannahme, dass ein Arbeitnehmer nicht freiwillig eine Einwilligung erteilen könne, hat das BAG in seinem Urteil eine deutliche Abfuhr erteilt. Dabei beziehen sich diese Ausführungen des BAG nicht nur auf Bilder von Beschäftigten, sondern ganz allgemein auf die Ausübung des Selbstbestimmungsrechts von Beschäftigten über ihre Persönlichkeitsrechte. Das bedeutet jedoch im Gegenzug nicht, dass es nicht Fälle oder Konstellationen geben kann, in denen Zweifel an der Freiwilligkeit bestehen können. Letztlich steht und fällt die Wirksamkeit der Einwilligung mit der Information durch den Arbeitgeber über die geplanten Datenverarbeitungsvorgänge und auch die möglichen Konsequenzen einer Nichterteilung der Einwilligung.

Ferner hat das BAG in seiner Entscheidung auch noch den Widerruf von Einwilligungen durch Beschäftigte beschränkt. So würde eine Einwilligung nicht automatisch erlöschen, wenn der jeweilige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen bzw. das Beschäftigungsverhältnis beendet ist. Darüber hinaus ist auch nicht pauschal ein jederzeitiger Widerruf der Einwilligung durch die Betroffenen möglich. So könne durchaus – abhängig vom Einzelfall – durch die erklärte Einwilligung ein Vertrauenstatbestand durch den Arbeitnehmer geschaffen worden sein. Wenn der Arbeitgeber auf Basis dieses Vertrauens finanzielle oder organisatorische Aufwendungen getätigt hat, widerspräche es der gebotenen Rücksichtnahme, die Einwilligung jederzeit grundlos zu widerrufen. So jedenfalls das BAG.

Aber nun mal Butter bei die Fische…wie sieht denn nun so eine Einwilligung für die Nutzung von Fotos von Arbeitnehmern im Internet und in Broschüren des Unternehmens aus. Hierzu gibt es im Internet so einige Muster und natürlich auch in Buchform. So findet sich z.B. in dem übrigens sehr zu empfehlenden „Formularhandbuch Datenschutzrecht“ von Koreng/Lachenmann (Hrsg.) ein empfehlenswertes Muster, das sogar berücksichtigt, dass im Falle von Fotos ja auch besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. § 3 Abs. 9 BDSG verarbeitet werden könnten, sofern aus den Bildern z.B. die rassische oder ethnische Zugehörigkeit zu entnehmen ist. Das ist rechtlich korrekt, da sich die Einwilligung im Hinblick auf diese gesetzlich besonders geschützten sensiblen Daten nach § 4a Abs. 3 BDSG ausdrücklich auch auf diese beziehen muss.

Andere Muster sind da etwas „entspannter“. Häufiger verwendet wird z.B. ein Muster der niedersächsischen Aufsichtsbehörde. Dieses ist zwar eher für Beschäftigte in öffentlichen Stellen bestimmt, lässt sich aber leicht auch für die Privatwirtschaft anpassen.

Ein anderes ganz brauchbares Muster für die Privatwirtschaft gibt es ebenfalls von den Kollegen bei ActiveMind, die in ihrem Beitrag „Muster: Einwilligung in die Nutzung von Mitarbeiterfotos“ kurz auf die Thematik eingehen und auch ein kurzes, knappes Muster zur Verfügung stellen.

Muster für Einwilligungserklärungen für die Verwendung von Fotos von Mitarbeitern

Sicher gibt es auch noch weitere Muster, die mal mehr und mal weniger geeignet sind. Die besten Muster machen aber immer noch Sie selbst. Denn der Trend im Datenschutzrecht, vor allem auch mit der bevorstehenden Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) geht ganz deutlich in eine Richtung: Transparenz & Informiertheit

Was ich damit meine, ist, dass Sie die jeweils gewünschte Nutzung von Fotos oder Videos von Beschäftigten so konkret wie möglich beschreiben sollten. Und zwar so, dass die Mitarbeiter verstehen, wofür die Fotos bzw. Videos genutzt werden (und wofür sie ggf. auch nicht genutzt werden), wo konkret eine Veröffentlichung erfolgt usw.

Schreiben Sie das Ganze in verstehbarer, leichter Sprache, so dass die Kolleginnen und Kollegen kein Fachchinesisch lesen, sondern eine leicht verständliche Erläuterung des geplanten Vorgehens finden – in Ihren Worten.

Einen Berg zu besteigen kann so überwältigend sein, dass Du gar nicht erst losgehst. Wenn Du aber zu ersten Bergstation gebracht wirst, merkst Du, dass der Weg gar nicht so schwer ist. Und bald wirst du den Berg bestiegen haben…

Und das ist auch der Grund, warum ein Muster für eine Einwilligung niemals eine ganz supertolle Idee ist. Aber…ein Muster kann eine „Bergstation“ sein. Wenn Sie mich schon länger lesen, dann wissen Sie, was ich meine. Es ist eben immer ganz gut, sich Anregungen zu holen, wie etwas aussehen kann und es dann auf Basis der Anregung einfach besser zu machen.

Und hier kommt Ihre Bergstation oder – besser gesagt – Ihre Bergstationen:

Einwilligung Mitarbeiter in Fotoaufnahmen – Muster 1 „Locker & flockig“

Jeweils auf Briefpapier des Unternehmens ausdrucken bzw. an die Corportate Identity anpassen.
Liebe Mitarbeiter,

damit unsere Nutzer und Kunden einen guten Eindruck von uns und unserer Arbeit bekommen können, möchten wir gerne unsere Mitarbeiter mit Namen und Foto auf unserer Internetseite veröffentlichen. Wir würden uns freuen, wenn du uns deine Einwilligung zur Veröffentlichung von Namen und Foto von dir auf unsere Internetseite geben würdest. Falls wir noch kein Foto von dir haben, würden wir gerne eines von dir machen und für diese Zwecke speichern und verwenden.

Außerdem überlegen wir, ob wir künftig ein paar Flyer zu unserem Unternehmen drucken wollen. Auch in dem Zusammenhang würden wir gerne Fotos von Mitarbeitern und eure Namen verwenden. Auch hier wäre es prima, wenn du uns deine Einwilligung geben könntest.

Wichtige Hinweise: Du kannst frei entscheiden, ob du eine Einwilligung erteilen möchtest oder nicht. Es hat keinerlei negative Konsequenzen, wenn du deine Einwilligung nicht abgibst. Du kannst eine abgegebene Einwilligung zudem jederzeit ganz oder teilweise widerrufen. Wir werden dann dein Foto innerhalb von zwei Wochen von der Internetseite entfernen. Gleiches gilt für deinen Namen.

Solltest du deine Einwilligung auch für die Verwendung in Printprodukten abgegeben haben, würden wir die bereits gedruckten Flyer/Broschüren weiter verwenden. Bei einer Neuauflage werden wir dann natürlich berücksichtigen, dass dein Foto und dein Name nicht wieder in der Broschüre bzw. dem Flyer erscheinen.

Beachte bitte, dass unsere Internetseiten auch für Suchmaschinen zugänglich sind. Du musst daher damit rechnen, dass dein Name und dein Bild auch von Suchmaschinen gefunden wird.

Einwilligungserklärung

Vorname: ——————————

Nachname: —————————

( ) Ja, ich bin damit einverstanden, dass ihr mein Foto und meinen Namen auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlicht.

( ) Ja, ich bin damit einverstanden, dass ihr mein Foto und meinen Namen in Printprodukten des Unternehmens (Broschüren/Flyer) verwendet.

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Ort, Datum

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Unterschrift

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Einwilligung Mitarbeiter in Fotoaufnahmen – Muster 2 „Gediegen“

Jeweils auf Briefpapier des Unternehmens ausdrucken bzw. an die Corportate Identity anpassen.
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,

um die Außendarstellung unseres Unternehmens weiter zu optimieren, sehen wir es als geboten an, unsere Mitarbeiter auf der Internetseite namentlich und mit Lichtbild vorzustellen. Auch wir müssen mit der Zeit gehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hierfür werden wir in der Unternehmenskommunikation fortan noch stärker auf das Internet, soziale Medien/Netzwerke und auch Videos zurückgreifen. Hierfür brauchen wir Ihre Mitwirkung. Wir möchten Sie gerne bitten, uns eine Einwilligung für die Verwendung von Foto- und Videomaterial von Ihnen zu erteilen, soweit diese Fotos oder Videos von uns im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen erstellt worden sind.

Unsere Internetseiten werden auch von Suchmaschinen gefunden, so dass Sie davon ausgehen müssen, dass Ihr Name und Ihr Foto auch über Suchmaschinen recherchiert werden.

Wichtige Hinweise: Ihre Einwilligung ist selbstverständlich freiwillig und Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise widerrufen. Wenn Sie die Einwilligung nicht erteilen möchten, wird dies keinerlei Konsequenzen im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis haben. Im Falle eines Widerrufs werden wir die Fotos und den Namen unverzüglich von unserer Internetseite entfernen. Sofern wir auch Videomaterial von Ihnen verwendet haben, werden wir dieses auch weiterhin verwenden. Sollte es eine Neuauflage des Videos geben, werden wir selbstverständlich dann Filmmaterial verwenden, dass nicht Sie zeigt.

Einwilligungserklärung

Vorname: ——————————

Nachname: —————————

( ) Ja, ich bin damit einverstanden, dass mein Foto und mein Name auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlicht wird.

( ) Ja, ich bin damit einverstanden, dass vom Arbeitgeber erstellte Filmaufnahmen von mir in Videos im Internet oder anderen Medien (z.B. DVD) verwendet werden. Dies beinhaltet auch die Bereitstellung in Videoportalen wie z.B. YouTube.

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Ort, Datum

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Unterschrift

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~Letzte Aktualisierung | letzter Aktualisierungscheck: 20.11.2017