Dürfen Arbeitgeber den Führerschein von Beschäftigten kopieren?

Wenn Unternehmen Firmenwagen für Beschäftigte zur Verfügung stellen, stellt sich die datenschutzrechtliche Frage, ob in dem Zusammenhang die Kopie von Führerscheinen von Beschäftigten zulässig ist?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir uns im Ergebnis die Frage stellen, ob die Kopie von Führerscheinen rechtlich erforderlich ist und davor vor allem, welche Rechtsgrundlage hierfür in Betracht kommt.

Richtig ist zunächst, dass die Arbeitgeberin wohl ein Recht der Überprüfung hat, ob eine Beschäftigte im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis hat. Dieses Recht leitet sich aus § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG her. Dort heißt es nämlich (verkürzt):

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer (…)
2. als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat (…).

Das beantwortet aber noch nicht die Frage, ob hierfür auch die Kopie eines Führerscheins zulässig ist oder nicht.

Finden einer Rechtsgrundlage

Also müssen wir uns auf die Suche nach einer Rechtsgrundlage begeben. Denn zweifelsohne stellt die Anfertigung einer Kopie eines Führerscheins im Kontext mit einem Beschäftigungsverhältnis eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar.
Nach § 26 Abs. 7 BDSG gelten die Regelungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Beschäftigten nämlich auch für Daten, die nicht-automatisiert verarbeitet werden.

Apropos § 26 BDSG – da wären wir auch schon bei der ersten einschlägigen Rechtsgrundlage, an die wir beim Anfertigen von Kopien von Führerscheinen von Beschäftigten denken könnten.

§ 26 BDSG als Rechtsgrundlage?

Nach § 26 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung (…) erforderlich ist.

Knackpunkt – Erforderlichkeit

Knackpunkt ist hier (wie so häufig) die Erforderlichkeit – und…da wir uns im (zunächst) deutschen Recht befinden…wohl auch eine „Erforderlichkeit“ i.S.d. deutschen „Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes“.

So würden jedenfalls die Arbeitsgerichte mit hoher Wahrscheinlichkeit sozusagen „reflexartig“ auf die Prüfung der Verhältnismäßigkeit springen, wenn sie den Begriff der Erforderlichkeit hören. Und ja…ich muss mir das auch gerade mühsam abtrainieren. Denn genau genommen ist sehr fraglich, ob bei einer Regelung wie z.B. § 26 BDSG, die nach meinem Verständnis wohl eine Art spezifischerer Regelung zu Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO darstellt, der deutsche Grundsatz der Verhältnismäßigkeit anzuwenden ist.

Aber egal…ich würde jedenfalls vermuten, dass ein Arbeitsgericht genau diesen Schritt aus o.g. Gründen („Reflex“) durchführen würde. Also schauen wir uns das mal an:

Wann liegt eine „Erforderlichkeit“ nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit im deutschen Recht vor?

Eine Maßnahme (wie die Kopie von Führerscheinen) ist verhältnismäßig, wenn

  1. die Datenverarbeitung geeignet ist, um den verfolgten Zweck der „Führerscheinüberprüfung“, zu erfüllen („Eignung“),
  2. es kein milderes Mittel gibt, dass gleich effektiv ist, um den Zweck zu erfüllen und schließlich („Erforderlichkeit“)
  3. die Schwere des mit der Datenverarbeitung einhergehenden Eingriffs in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten nicht außer Verhältnis zum „Gewicht“ des verfolgten Zwecks steht („Angemessenheit“)

Zweck der Verarbeitung ist hier übrigens nicht die Überprüfung des Vorliegens einer Fahrerlaubnis, sondern meines Erachtens vielmehr die Vermeidung einer Halterhaftung der Arbeitgeberin nach dem StVG. Die Überprüfung der Fahrerlaubnis und die Anfertigung einer Kopie sind hier nur Mittel zum Zweck. Das sollte man also immer differenziert betrachten.

Prüfen wir das also einmal durch.

Beispiel 1: Nehmen wir mal eine Vertriebsmitarbeiterin im Außendienst. Die soll einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommen. In dem Kontext möchte man eine Kopie des Führerscheins zu ihrer Personalakte nehmen. Ist das nach § 26 BDSG rechtlich zulässig?

Eignung: Zunächst einmal ist eine Überprüfung des Führerscheins und das Anfertigen einer Kopie zweifelsfrei geeignet, den Zweck der Vermeidung einer Halterhaftung wegen der schuldhaften Überlassung eines Fahrzeuges an Personen ohne eine Fahrerlaubnis zu erfüllen. Dahinter können wir also einen „Haken“ machen.

Anmerken möchte ich hier, dass es nach der Rechtsprechung des BVerfG bei der Frage der „Eignung“ oder „Geeignetheit“ noch nicht einmal erforderlich ist, dass das verwendete Mittel den Zweck erreicht. Es reicht aus, wenn das verwendete Mittel die Erreichung des Zwecks fördert. Das ist also schon sehr weit auszulegen. Zumindest wohl hier im deutschen Recht (§ 26 BDSG), in dem wir uns gerade befinden.

Erforderlichkeit: Diese Stufe der Verhältnismäßigkeitsprüfung ist die „Skeptikerinnen-Stufe“. Und die werden wir häufig bei Aufsichtsbehörden vorfinden. Denn Aufsichtsbehörden setzen „Datenschutz“ gerne auf genau dieser Ebene um. Und zwar indem sie den Standpunkt vertreten, dass es ein milderes Mittel gibt, um den Zweck zu erreichen.

So einfach ist das aber nicht. Denn das BVerfG (und die Rechtswissenschaft) hat den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zunächst einmal für staatliches Handeln in den o.g. Stufen der Eignung, Erforderlichkeit und Angemessenheit geprägt. Und zwar als unmittelbaren Ausfluss des Rechtsstaatsprinzips. Und danach gibt es für die Stufe der Erforderlichkeit ein dem „Gesetzgeber“ zugestandenen Beurteilungs- und Ermessensspielraum.

In der Folge können wir bei Gesetzen z.B. sehr häufig viele mildere Mittel finden, die gleich geeignet wären. Aber der Gesetzgeber hat hier eben einen Spielraum der Beurteilung und Entscheidung, in dem er sich bewegen kann. So sollen Gerichte eben nicht „Gesetzgebung“ spielen, sondern vielmehr nur die Schranken aufweisen, bei denen durch Gesetzte z.B. unzulässig in die Rechte von Bürgerinnen eingegriffen wird.

Nur gilt dieser o.g. Spielraum eben nicht in gleicher Weise für die Exekutive. Und fraglich ist auch, ob und inwieweit dieser Spielraum für die nichtöffentlichen Stellen, d.h. die Unternehmen gilt. Es ist aber unbestritten, dass die Verwaltung und auch Unternehmen auf der Stufe der „Erforderlichkeit“ einen eigenen Einschätzungsspielraum haben. Nur die „Weite“ ist halt unklar.

Das bedeutet im Ergebnis auch – zumindest hier im BDSG als einschlägig anzuwendendes Recht – dass eine Aufsichtsbehörde nicht ohne Weiteres ihre eigene Ansicht über ein milderes Mittel ansetzen darf, um eine Maßnahme z.B. für unzulässig zu halten.

Dass die Aufsichtsbehörden dies gleichwohl gerne so vertreten, können wir unlängst im Hinblick auf eine Erforderlichkeit bei der Datenverarbeitung für Vertragszwecke bei Online-Services nachlesen. Und zwar in den „Guidelines 2/2019 on the processing of personal data under Article 6(1)(b) GDPR in the context of the provision of online services to data subjects“ (PDF) des Europäischen Datenschutzausschusses. Das ist allerdings wiederum ein anderes Thema, dessen Abhandlung hier den Rahmen sprengen würden.

Jedenfalls wird es in der Praxis beim Merkmal der „Erforderlichkeit“ in der Praxis interessant. Denn viele Aufsichtsbehörden erkennen hier einen Spielraum nicht oder kaum an.

Praktisch würde ich empfehlen, das Merkmal der „Erforderlichkeit“ bei der Datenverarbeitung durch Unternehmen im unmittelbaren Kontext mit der „Angemessenheit“ zu prüfen. Warum? Weil es so zu sachgerechteren Ergebnissen führt. Um das durchführen zu können, müssen wir uns aber um die „Angemessenheit“ kümmern.

Angemessenheit: Eine Datenverarbeitungsmaßnahme ist in ihrer konkreten Ausgestaltung dann angemessen, wenn die Beeinträchtigung, die der Datenverarbeitung für den Betroffenen bedeutet und der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck in einem wohl abgewogenem Verhältnis zueinander stehen.

Und hier schlägt dann auch die Stunde der Abwägungen unterschiedlicher Rechtspositionen und vor allem der Grundrechte. Und im Ergebnis sind dann hier gute Argumente gefragt.

Da die oben angeführte „Erforderlichkeit“ – also die Frage nach einem milderen Mittel, das gleich geeignet zur Zweckerreichung ist – kann ehrlicherweise wohl nur dann praktisch erfolgen, wenn wir die rechtlichen Ansprüche, Interessen oder Schutzgüter von Verantwortlichen und Betroffenen miteinander abwägen. Daher würde ich immer dazu raten, im Datenschutzrecht die Prüfung der Erforderlichkeit und Angemessenheit zusammenzuziehen.

Zurück zum Beispiel 1

Also tun wir das noch mal im Hinblick auf das konkrete Beispiel 1 . Die Geeignetheit hatten wir oben ja schon festgestellt. Offen sind also noch Erforderlichkeit und Angemessenheit.

Gibt es ein milderes Mittel, das Vorliegen einer Fahrerlaubnis für eigene Zwecke zu dokumentieren, um seine Risiken aus der Halterhaftung zu minimieren? Ja, das gibt es. Denn es wäre ein milderes Mittel, sich den Ausweis vorzeigen zu lassen, und sich einen Vermerk darüber anzufertigen (bzw. es geeignet zu dokumentieren), dass Mitarbeiterin X am Tag X im Besitz einer Fahrerlaubnis der Fahrerlaubnisklasse Z war.

Ich kenne einige Arbeitgeberinnen, die hier jetzt sofort einwerfen würden, dass die Anfertigung einer Kopie viel weniger Aufwand bereiten würde und zudem nur so „beweissicher“ eine Halterhaftung vermieden werden könnte.

Tja…und dann geht es los. Denn jetzt müssen wir hier die entgegenstehenden Positionen miteinander abwägen. Und hier werden wir auch die Grundsätze der Datenverarbeitung aus Art. 5 DSGVO heranziehen müssen. Und dort speziell Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO – den Grundsatz der Datenminimierung. Danach muss die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere „auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein“.

Erinnern wir uns diesbezüglich noch einmal um den Zweck. Der Zweck ist die Vermeidung der Halterhaftung aus § 21 StVG. Für diesen Zweck muss eine Maßnahme getroffen werden, die sicherstellt, dass nur die Beschäftigten ein Firmenfahrzeug fahren, die im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind.

Sicher kann da das Anfertigen einer Kopie ein geeignetes Mittel für die Dokumentation der Prüfung sein.

Nur wiegt das Argument nicht schwer. Denn auch eine Kopie einer Fahrerlaubnis ist nicht geeignet, sicherzustellen, dass eine Beschäftigte zu einem späteren Datum noch im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist.

Genau genommen ist das Anfertigen einer Kopie nur ein Mittel der Dokumentation der erfolgten Überprüfung der Fahrerlaubnis. Ist diese erforderlich, um die Gefahren der Halterhaftung zu minimieren. Unter Berücksichtigung der Angemessenheit der Maßnahme muss ich das ehrlicherweise verneinen. Denn ein Gericht würde keine Verurteilung vornehmen dürfen, nur weil ein Unternehmen entgegen seinen datenschutzrechtlichen Pflichten zur Datenminimierung keine Kopie von Fahrerlaubnissen angefertigt hat. Das Argument der „Beweissicherheit“ überzeugt daher hier auch insgesamt nicht.

Denkbar wäre, dass einige KfZ-Haftpflichtversicherer die Anfertigung von Kopien von Führerscheinen als vertragliche Pflicht der Versicherungsnehmerin in Versicherungsverträgen vornehmen. Das ist derzeit aber wohl nicht bzw. nicht häufig der Fall. Mir ist jedenfalls kein Versicherer bekannt, der dies fordert. Entsprechende Klauseln dürften zudem mit hoher Wahrscheinlichkeit unzulässig sein, da sie einer gesetzlichen Regelung zum Datenschutz (s.o.) widersprechen bzw. mit dieser nicht in Einklang zu bringen wären.

Damit bliebe als „PRO“-Argument für die Kopie nur noch eine Arbeitserleichterung für die Arbeitgeberin. Nur ist diese wiederum bei einer Gesamtschau unter Berücksichtigung der Rechte der Betroffenen nicht angemessen. Insbesondere weil es nicht schwierig sein dürfte, hier einen effektiveren „Workflow“ einzurichten, der eine schnelle Dokumentation einer Überprüfung der Fahrerlaubnis ohne Mehraufwand ermöglicht.

Ergebnis:

§ 26 BDSG ist keine ausreichende Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Führerscheinkopien

Ergebnis zu Beispiel 1: Ich halte § 26 BDSG nicht für eine Rechtsgrundlage, die das Anfertigen von Kopien von Führerscheinen erlaubt.

Rechtlich ist übrigens auch ein anderes Ergebnis vertretbar, überzeugt mich aber nicht. Dann wäre eine Zulässigkeit nach § 26 BDSG nach meinem Dafürhalten allerdings nur dann vertretbar, wenn es sich um Beschäftigte handelt, die deren Tätigkeit für das Unternehmen einen „fahrbaren Untersatz“ in Form eines Kraftfahrzeugs voraussetzt.

Rechtspflicht zur Anfertigung von Führerscheinkopien?

Auf der nächsten Stufe könnte man sich überlegen, ob es nicht eine rechtliche Verpflichtung zum Anfertigen von Kopien von Führerscheinen gibt.

Aus dem StVG ergibt sich dies jedenfalls nicht direkt. Insoweit wird man also auch hier keine Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Führerscheinkopien finden können.

Zulässigkeit auf Basis einer Interessenabwägung

Nächste Station beim Finden einer Rechtsgrundlage für das Anfertigen von Führerscheinkopien wäre dann die Datenverarbeitung aus Basis einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Hier muss ich zunächst ein Interesse an der Datenverarbeitung für den Verantwortlichen oder einen Dritten bestehen.

Hier reicht jedes Interesse aus, das von der Rechtsordnung gebilligt wird. Dazu kann auch gehören, dass ich mich möglichst gut, gegen eine etwaige Haftung oder gar Strafbarkeit absichern möchte und daher z.B. gerne Führerscheinkopien vorhalten möchte. Und dazu kann es „erforderlich“ sein, die Kopien zu speichern.

Dann muss ich auf der nächsten Stufe jedoch mit einem möglicherweise überwiegenden entgegenstehenden Interesse der betroffenen Beschäftigten abwägen.

Wenn wir es mal plastisch machen wollen, wäre das Interesse der Arbeitgeberin im Hinblick auf Sinnhaftigkeit und Erforderlichkeit der Speicherung von Führerscheinkopien auf einer Skala von 1 – 10 vielleicht auf „2“ einzuordnen. Zumindest wäre das meine persönliche Einordnung.

Das Interesse der durchschnittlichen Betroffenen, dass ihre Führerscheinkopien beim Arbeitgeber nicht digital gespeichert werden, da diese bereits vorgezeigt wurden, dürfte auf der Skala nach meiner Einschätzung aber sicher bei 8 – 9 liegen.

Ohne lange herumdiskutieren zu wollen, meine ich nicht, dass die Interessenabwägung hier zugunsten der Speicherung durch die Arbeitgeberin ausfallen kann.

Daher kann die Speicherung nicht auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen.

Wenn nichts mehr hilft, hilft die Einwilligung…

Da alle anderen Rechtsgrundlagen offensichtlich ausscheiden, bleibt noch die Einwilligung.

Nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.

Und nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO ist eine Einwilligung „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.“

Dabei werden diese Anforderungen an die Einwilligung in Deutschland im Beschäftigungsverhältnis hinsichtlich der Freiwilligkeit durch § 26 Abs. 2 BDSG konkretisiert.

Hier können wir schon daran zweifeln, ob insoweit eine Regelungskompetenz der Bundesrepublik Deutschland bestand, aber lassen wir das mal so stehen. Denn sinnvoll ist die Regelung in § 26 Abs. 2 BDSG aufgrund des im Arbeitsverhältnis ggf. bestehenden Ungleichgewichts zwischen Arbeitgeberin und Arbeitnehmerin im Hinblick auf die Freiwilligkeit meines Erachtens schon.

Was ist denn nun dort zur Freiwilligkeit in § 26 Abs. 2 BDSG geregelt? Wörtlich heißt es dort:

Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten auf der Grundlage einer Einwilligung, so sind für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen. Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Dass Beschäftigte generell eine Einwilligung erteilen können, weil sie – übertrieben formuliert – ihr Gehirn nicht am Werkstor abgeben, hat das BAG schon vor einiger Zeit entschieden (vgl. dazu mein Beitrag hier).

Festgestellt werden kann, dass eine Einwilligung die Speicherung von Führerscheinkopien zulässig sein kann.

Voraussetzung ist aber, dass dann eine freie Wahl besteht. Und daran könnten u.U. Zweifel bestehen, weil fraglich ist, was denn die Konsequenz ist, wenn die Einwilligung nicht erteilt wird. Darf der Arbeitgeber dann ggf. die Nutzung eines Firmenwagens untersagen? Das ist tatsächlich nicht so einfach zu beantworten.

Meine Empfehlung

Da sich der Sinn für eine Speicherung von Führerscheinkopien mir nicht gänzlich erschließt und diese vor allem rechtlich nicht geboten sind, würde ich generell eher davon abraten, diese Kopien zu speichern.

Es gibt aber ein in der Praxis wichtiges Ausnahme-Szenario. Dieses kann vor allem bei Unternehmen mit mehreren Standorten einschlägig sein. Oder auch dann, wenn z.B. Lebenspartner von Beschäftigten den Dienstwagen mitnutzen können sollen.

In diesen Fällen kann es sein, dass aufgrund einer nicht vorhandenen örtlichen Nähe eine Speicherung von Führerscheinkopien zulässig sein kann. Denn dann ist im Interesse des Beschäftigten, z.B. über eine Internet-, Intranetportal oder über eine App, Bilder von seinem Führerschein zu übermitteln, damit diese dann für Zwecke der Prüfung des Vorliegens einer Fahrerlaubnis gespeichert werden können.

Und für die Angehörigen von Beschäftigten, für die insoweit nicht die Einschränkungen von § 26 Abs. 2 BDSG greifen, kann eine Einwilligung in diesem Szenario ebenfalls zulässig erteilt werden.

Voraussetzung ist hier immer eine transparente und verständliche Beschreibung der Verarbeitungszwecke und der Verarbeitungsumfangs (inkl. Speicherdauer) sowie ein Hinweis auf den Widerruf der Einwilligung und dessen Folgen.

Wenn die Einwilligung dann noch entsprechend protokolliert wird, steht der Speicherung von Führerscheinkopien im o.g. Szenario grundsätzlich nichts im Wege.