Datenschutz-Tipps 5/2020: Deine Frage zu Datenschutz & Corona-Virus (Fragenformular)

Hallo,

was für ein verrückte Zeit. Nachdem schon der Newsletter in der letzten Woche das Thema „Corona-Virus“ hatte, geht es diese Woche (leider) weiter. Denn aktuell gibt es kaum ein anderes Thema, das uns alle gemeinsam derart intensiv beschäftigt.

Auch wenn ich medizinisch nicht weiterhelfen kann, möchte ich in diesem Newsletter meinen kleinen Teil dazu beitragen, dass wir alle diese Herausforderung gemeinsam meistern.

Fragenformular – Datenschutz & Corona-Virus

Als Datenschutzrechtler war die primäre Idee, ein Fragenformular zum Thema „Datenschutz i.V.m. dem Corona-Virus“ anzubieten – und zwar kostenlos. Du kannst also kostenlos eine Frage stellen. Ich werde versuchen, so viele Fragen wie möglich zu beantworten. Die Antworten werden im kostenlosen Bereich meiner Internetseite veröffentlicht. Das Formular und weitere Informationen findest du hier:

Die ersten Antworten werden morgen und übermorgen erscheinen.

Home Office – Praktische Tipps

Zunächst einmal vielen Dank für die vielen lieben E-Mails zur kostenlosen Richtlinie „Home Office“. Diese liegt mittlerweile in der Version 1.3 vor und kann hier heruntergeladen werden. Wenn du eine ältere Version verwendest, ist eine Aktualisierung nicht erforderlich. Ich habe nur kleinere Text-Fehler behoben.

Viele von uns arbeiten aktuell im „Home Office“. Da ich seit vielen Jahren zumindest (auch) oft zuhause arbeite, habe ich ein paar praktische Empfehlungen, die vor allem dazu beitragen können, dass die aktuell schwierigen Bedingungen im „Home Office“ besser gemeistert werden können. Ich bekomme für die Empfehlungen nichts. Es sind einfach Dinge, die ich selbst verwende:

Online-Meetings & Videokonferenzen
Wir führen Online-Meetings mit bis zu 100 Personen oder Webinare mit bis zu 1.000 Personen durch. Hier ist eine performante Technik essentiell, die ohne Ruckeln und mit vernünftiger Audioqualität ihre Dienste verrichtet. Wir nutzen hier seit über zwei Jahren „zoom“. Ja, es ist ein US-Dienstleister. Aber es gibt leider keine verlässlichen europäischen Alternativen, die unsere Bedürfnisse abdecken konnten. Wir haben hier gerade in 2018 wohl so ziemlich alles ausprobiert. Bei „zoom“ sind wir hängengeblieben.
Achte bei „zoom“ darauf, dass du den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt. Hinweise dazu findest du auf der Seite von „zoom“ (konkret: hier). Und weise die Betroffenen auf die Datenverarbeitung via „zoom“ hin. Wichtig ist, dass du hier insbesondere auf die Maßnahmen hinweist, die du für eine Gewährleistung des angemessenen Datenschutzniveaus im Drittland getroffen hast. Im Hinblick auf „zoom“ weist du also auf den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Privacy-Shield-Zertifizierung von „zoom“ hin.

Hinweis an die Anwaltskollegen: Für den Einsatz mit Mandanten gibt es bei „zoom“ wie bei den meisten Anbietern das Problem, dass ihr keine Annex-Vereinbarung zu § 43e BRAO bekommt. Deswegen hier schön an § 43e Abs. 6 BRAO denken und die Mandanten konkret auf die Einhaltung der Anforderungen aus § 43e Abs. 2 und 3 BRAO verzichten lassen. Das bekommt man praktisch aber gut hin. Die meisten Mandanten werden dafür Verständnis aufbringen.

Und sicher gibt es viele andere Tools, mit denen Online-Meetings gemacht werden können. Wir brauchen hier aber etwas mit „Kawumm“ – ein Arbeitspferd, das einfach für großes Publikum funktioniert. Daher „zoom“.

Ruhe finden im „Home Office“
Ich habe anfangs nicht geglaubt, dass besser funktioniert als eine einfache Ambient-Playlist. Aber wenn du dich im „Home Office“ nicht gut konzentrieren kannst, dann setze deine Kopfhörer auf und probiere mal „Brain.fm“ aus.

Das kannst du einen Monat kostenlos testen und es lohnt sich. Ich habe mittlerweile ein Jahresabo abgeschlossen. Hoffen wir mal, dass die Zeit im „Home Office“ vielleicht nicht über den kostenlosen Test-Monat hinausgeht.
„Brain.fm“ ist bei mir im Einsatz, wenn ich Probleme habe, mich zu fokussieren. Große Teile meines Buches habe ich unter Einsatz von „Brain.fm“ geschrieben.

Weitere Tipps
Viele Mandanten von mir arbeiten schon lange mit „remote“-Teams. Und die Entwicklung in den USA hat gezeigt, dass „remote work“ ein Thema ist, dass immer mehr Bedeutung erlangt. Die Zwangslage, in die uns das „Corona-Virus“ gebracht hat, wird diesen Trend ggf. noch beschleunigen. Ich bin jedenfalls aktuell ganz froh, dass viel Software, die wir in der Datenschutz-Guru GmbH benutzen, von Unternehmen stammt, die komplett „remote“ arbeiten. Hier merken wir aktuell keine Verschlechterungen im Support – sehr beruhigend.

Diese Unternehmen haben hier ein paar hilfreiche Erfahrungen zu „remote work“ – und dazu lässt sich auch die Arbeit im „Home Office“ zählen. Hier die Praxis-Tipps von Basecamp, Skyverge und Help Scout.

In der Kanzlei setze ich auf Protonet, da in der Kanzlei primär mit lokaler Infrastruktur gearbeitet wird.

Zeit für Fort- und Weiterbildung in Zeiten des „Corona-Virus“?

Für Interessierte am „Datenschutz-Coaching“ haben wir statt der normal langen Laufzeit von 12-Monaten nun eine Kurzzeit-Mitgliedschaft von 6 Wochen ins Leben gerufen. Diese Mitgliedschaft kostet nur 99,00 € netto (117,81 € inkl. 19% MwSt.) und ist kein Abo. In den 6 Wochen könntest du z.B. einmal den kompletten Online-Kurs für Datenschutzbeauftragte durchlaufen. Buchen kannst du das hier.

Wenn du die Mitgliedschaft als Verbraucher kaufen möchtest oder eine Zahlung via Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift nicht möglich ist, dann wende dich bitte an den Support. Wir finden dann eine kurzfristige Lösung.

Für Buchungen der großen „Datenschutz-Coaching“-Pakete akzeptieren wir außerdem statt unserer normalen Zahlungsfrist von 14 Tagen nun ein Zahlungsziel von 45 Tagen, um die aktuellen Herausforderungen in Einkauf und Buchhaltung der Unternehmen besser zu berücksichtigen.

Wechsel des Newsletter-Providers: Bye, bye Mailchimp – hello ActiveCampaign

Ich gebe zu, dass ich das nur äußerst ungern tue, aber es wurde jetzt technisch erforderlich. Ich bin mit meinem langjährigen Provider „Mailchimp“, mit dem auch diese Newsletter-Episode an dich versende, an die technischen Grenzen gekommen.

Da ich insbesondere für neue E-Mail-Newsletter-Dienste für Datenschutz-Coaching-Mitglieder (Urteile-Newsletter, Coaching-Mails etc.) Funktionalitäten benötige, die Mailchimp mir aktuell nicht bieten kann, ist ein Wechsel notwendig geworden. Und zwar werden alle Daten nun zum neuen Anbieter „ActiveCampaign“ migriert. Auch das ist (leider) wieder ein US-Anbieter. Es gibt aber aktuell keinen Anbieter aus der EU, der das Feature-Set und vor allem die Schnittstellen bietet, die ich benötige, um die Leistungen zu erbringen, die wir bzw. ich erbringen möchte. Da eine Teil-Migration keinen Sinn machen und vor allem zu erheblichen Mehrkosten führen würde, ist also ein Komplett-Wechsel erforderlich.

Auch bei ActiveCampaign werde ich keine Öffnungs- und Klickraten „tracken“. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit ActiveCampaign ist bereits geschlossen. „ActiveCampaign“ ist wie Mailchimp im Privacy Shield gelistet, so dass es auch insoweit keine Änderungen gibt.

An ActiveCampaign übergeben wir deine E-Mail-Adresse und für Zwecke des Nachweises des Double-Opt-Ins auch Datum und Uhrzeit der Eintragung in die Newsletter-Liste sowie die damals verwendete IP-Adresse.

Der nächste Newsletter wird dann aller Voraussicht nach via „ActiveCampaign“ versendet. Bei Fragen dazu kannst du dich gerne direkt an mich wenden.

Bleib gesund und vor allem zuhause!

Viele Grüße

Stephan Hansen-Oest