Datenschutz-Informationen für Beschäftigte (DSGVO / Muster)

Im Juni 2018, das war sozusagen noch die heiße Phase der DSGVO, ist dieser Beitrag das erste mal erschienen.

Ich habe ihn jetzt einmal aktualisiert und auf den letzten Stand gebracht. Hierum geht es:

Auch die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer („Beschäftigte“1) sind nach den Vorgaben der DSGVO über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Arbeitgeber zu informieren.

Natürlich hängen die Details einer solchen Information stets von den individuellen Gegebenheiten ab. Also z.B. davon, welche Tools und Prozesse im Bereich Personalverwaltung, Personalentwicklung etc. verwendet werden. Gleichwohl ist es wahrscheinlich hilfreich, zumindest ein grobes Muster als Vorlage zur Verfügung zu haben, das einen guten ersten „Aufschlag“ ermöglicht.

Daher habe ich hier folgendes Muster für Datenschutzinformationen für Beschäftigte für Datenschutz-Coaching-Mitglieder erstellt. In dem Muster gehe ich davon aus, dass die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ausschließlich in der Europäischen Union stattfindet. Das Muster bezieht sich auf ein „Unternehmen“. Es kann aber leicht auch für öffentliche Stellen abgewandelt werden.

Die Datenschutzhinweise für Beschäftigte könnten dann so aussehen:

Datenschutzhinweise für Beschäftigte

Als Beschäftigte in unseren Unternehmen möchten wir Ihnen gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer bei uns geben:

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

Mustermann GmbH
Musterstr. 123
12345 Musterstadt

Weitere Informationen und Kontaktdaten finden Sie auch in Ihrem Arbeitsvertrag.

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu Ihren Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Ihres Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.

Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).

Schließlich kommen auch noch Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z.B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.

Sollten Sie eine von uns angebotene betriebliche Altersversorgung nutzen, werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an die Versicherer weitergegeben.

Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Unabhängig davon kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

Und schließlich können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage kann dann neben § 26 BDSG auch Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO sein.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben. So werden z.B. Abmahnungen in Personalakten ggf. kürzer gespeichert.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Ihnen ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.

Sollten Sie z.B. nicht wollen, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, dann teilen Sie uns das gerne beim Ausscheiden aus unserem Unternehmen mit. Bitte beachten Sie, dass wir in dem Fall später nicht behilflich sein können, wenn Sie gegenüber der Rentenversicherung Sozialversicherungszeiträume nachweisen wollen.

Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten von Beschäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z.B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls Ihnen im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.

Ferner kann im Zusammenhang mit der betrieblichen Mitbestimmung eine Weitergabe an einen Betriebsrat erfolgen.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt zudem an Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und ggf. weitere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auch kann eine Weitergabe an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer erfolgen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der europäischen Union erfolgt nicht.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Unsere Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte im Unternehmen erreichen Sie unter

Mustermann GmbH
– Datenschutzbeauftragte –
Musterstr. 123
12345 Musterstadt
E-Mail: datenschutz@mustermann.de

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Die Datei kann von Datenschutz-Coaching-Mitglieder hier auch als Word-Datei heruntergeladen werden:

  1. Beschäftigte sind nach § 26 Abs. 8 BDSG nicht nur Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, sondern auch die weiteren dort genannten „Personenkreise“. In diesem Beitrag nehme ich jedoch nur Bezug auf Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
    Bei anderen Beschäftigten würde ich im Einzelfall dazu raten, ggf. Ergänzungen vorzunehmen. So kann es z.B. für Auszubildende Besonderheiten geben, wenn es z.B. um die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit einer geht. ↩︎