Checkliste zur Prüfung eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages
Auftragsdatenverarbeitung ist in aller Munde und aus der Unternehmenspraxis nicht mehr wegzudenken. Ob es nun die Wartung von IT-Systemen oder die Durchführung komplexer Datenanalysen für den Auftraggeber ist….es muss nach § 11 BDSG neben der sorgfältigen Auswahl des Auftragnehmers unbedingt auch der Auftrag zur Verarbeitung der Daten schriftlich erteilt werden.
Mittlerweile haben viele Unternehmen Musterverträge für ihre eigenen Bedürfnisse erstellt. Und das betrifft sowohl Unternehmen als Auftraggeber als auch Unternehmen als Auftragnehmer.
Wenn Sie z.B. als Datenschutzbeauftragter, Justitiar oder sonstiger Verantwortlicher für die Prüfung eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages verantwortlich sind, stehen Sie regelmäßig vor der Herausforderung – und das meist auch noch schnell – eine Prüfung des Vertrages im Hinblick auf die Einhaltung der Vorgaben des § 11 BDSG, und insbesondere bzgl. § 11 Abs. 2 BDSG durchzuführen.
Natürlich können Sie jetzt ins Gesetz schauen und Punkt für Punkt prüfen, ob die Voraussetzungen vorliegen. Vielleicht geht es aber auch noch einfacher. Ich gebe zu: Ich bin ja normalerweise nicht so ein Checklisten-Fan, da ich eher nicht prozedural, sondern optional “programmiert” bin; gleichwohl hat mir die nachfolgende Checkliste in meiner anwaltlichen Praxis erheblich geholfen, die Vertragsprüfungen zu beschleunigen.
Die Checkliste ist eine Hilfestellung und ersetzt keine vollständige juristische Prüfung. Ich habe die Inhalte nach meinen persönlichen Vorlieben und Schwerpunkten gewählt. Bitte beachten Sie, dass Ihre Aufsichtsbehörde möglicherweise andere Punkte wichtig findet. Klären Sie die Vollständigkeit der Punkte daher unbedingt auch noch mal für Ihre Bedürfnisse ab.
So benutzen Sie die Checkliste:
- Laden Sie sich die Checkliste herunter.
- Öffnen Sie die Checkliste mit Microsoft Word oder einer anderen Textverarbeitung, die in der Lage ist, mit Formularfeldern zu arbeiten.
- Legen Sie sich den zu prüfenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zurecht.
- Gehen Sie die Fragen der Checkliste durch.
- Wenn Sie die jeweilige Frage mit “Ja” beantworten könnten, dann geben Sie die Fundstelle im Vertrag in dem betreffenden Feld an. Das ist für Sie ein idealer Nachweis der Prüfung und eine prima Gedankenstütze, wenn Sie den Vertrag noch einmal prüfen bzw. den Abschluss begründen sollen.
- Wenn Sie Fragen mit “Nein” beantworten müssen, ist dies ein starkes Anzeichen dafür, dass der Vertrag überarbeitungsbedürftig ist. Klären Sie diesen Punkt am besten in Ihrem Unternehmen und vor allem mit dem Vertragspartner, um etwaige Zweifel an der Einhaltung der Voraussetzungen des § 11 Abs. 2 BDSG gar nicht erst entstehen zu lassen.
- Wenn Sie mit der Prüfung fertig sind, können Sie als Prüfender die Checkliste für Nachweiszwecke unterzeichnen – müssen Sie aber nicht.
- Belohnen Sie sich nach getaner Arbeit – Sie haben mit der Checkliste sicher Zeit eingespart. Die können Sie nutzen, z.B. für einen leckeren Milchkaffee, Bürosport oder einen Plausch mit den Kollegen.
Und wenn Sie die Checkliste gut finden, dann freue ich mich über ein Lob! Empfehlen Sie dann doch gerne anderen meinen kostenlosen Newsletter Datenschutz-Tipps für Unternehmen weiter. Denn Empfehlungen sind für mich ein großes Lob! Herzlichen Dank!
Wichtiger Hinweis zum Urheberrecht:
– Die Nutzung der Checkliste für eigene Zwecke ist kostenfrei.
– Der Verkauf der Checkliste ist untersagt.
Oder mit anderen Worten: Sie können die Checkliste für eigene Zwecke jederzeit gerne verwenden, insbesondere vervielfältigen und bearbeiten. Ich möchte lediglich nicht, dass ein Unternehmen die Checkliste dazu nutzt, um diese an Dritte zu verkaufen. Die Checkliste in dieser Fassung soll stets kostenfrei bleiben, und ich möchte nicht, dass dies durch Dritte umgangen wird.
Sie können die Checkliste als Word-Datei (.docx) hier herunterladen: