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Auskunftsanspruch: Muss automatisch eine Kopie der Daten gesendet werden?

Das Recht aus Auskunft des Art. 15 DSGVO gehört sicher zu den Themen, die für viel Diskussion und Streit (auch vor Gerichten) sorgen.

Passend dazu erreichte mich diese Frage:

Die Frage

Ist das Recht auf Erhalt einer Kopie gem. Art. 15 Abs 3 DSGVO automatisch bei Stellung eines Auskunftsantrags zu erfüllen oder bedarf es eines eigenen Antrags? Ist mit “Kopie” eine Herausgabe von Dokumenten, Datenbankstrukturen etc. gemeint?

Meine Antwort

Nach herrschender Meinung (h.M.) – und dafür sprechen schon Struktur und Wortlaut der Norm des Art. 15 DSGVO – ist das Recht auf Erhalt einer Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO ein eigenständiger Anspruch neben dem Recht aus Auskunft aus Art. 15 Abs. 1 DSGVO.

Wenn ein Betroffener also eine Auskunftsanfrage stellt und mit dieser nicht zugleich eine Kopie der Daten anfordert, dann ist proaktiv keine Kopie der Daten an den Betroffenen herauszugeben.

Was nun genau eine „Kopie“ ist und worin die Grenzen liegen, ist juristisch umstritten. Meist wird vertreten, dass die Daten genau so herauszugeben, wie sie dem Verantwortlichen vorliegen.

Was mache ich aber, wenn ich nun die Daten in einer Datenbank habe und der Betroffene damit schlechterdings nichts anfangen kann? Für diesen Fall ziehen viele den Art. 15 Abs. 3 Satz 3 DSGVO heran, aus dem sich ergibt, dass die Informationen in einem „gängigen“ elektronischen Format erfolgen sollen.
Das gilt allerdings „eigentlich“ nur, wenn der Betroffene den Antrag selbst auch elektronisch erstellt hat.

Zu empfehlen ist hier in der Regel eine Rücksprache mit dem Betroffenen dahingehend, ob man ihm z.B. bestimmte Exporte aus der Datenbank im PDF-Format zur Verfügung stellt.

„Reden“ mit dem Betroffenen trägt im Umgang mit dem Betroffenen generell häufig zur Deeskalation und Problemlösung bei.

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