Da ich schon mehrfach danach gefragt wurde, möchte ich hier einmal die Gelegenheit nutzen, einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweisen zu geben. In diesem Beitrag geht es zunächst einmal um ein Tool für das Wissensmanagement, das ich seit einigen Jahren (der Anwaltskollege Michael Seidlitz, der unter Anwälten dafür bekannt ist, dass er für die Beantwortung einer Frage binnen drei Minuten gleich ein halbes Dutzend Fundstellen zu Rechtsprechung und Literatur in einer E-Mail benennt, hat mir dieses Produkt empfohlen) einsetze. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass dieses Stück Software ein ganz wesentlicher Bestandteil meiner täglichen Arbeit als Anwalt ist und ich nur schwer ohne diese Software so effizient arbeiten könnte. Bei dieser Software handelt es sich um: DevonThink Pro Office
DevonThink Pro Office gibt es nur für den Mac, und – ganz ehrlich – es wäre für mich neben OmniFocus einer der Gründe für die Nutzung eines Macs, selbst wenn ich ansonsten ein anderes Betriebssystem nutzen würde.
DevonThink Pro Office ist meine zentrale Speicherstelle für Dokumente jeder Art. Gerade in Verbindung mit meinem Fujitsu ScanSnap S1500M wird das Abarbeiten von Papierpost ein wahrer Genuss. Grundsätzlich wird jedes Stück Papier, das in der Kanzlei eingeht, mit dem ScanSnap eingescannt und in DevonThink Pro Office abgelegt. Vertragsdokumente oder auch juristische Literatur wird durch DevonThink Pro automatisch einer Texterkennung unterzogen. So werden Volltextsuchen in der Datenbank in juristischen Dokumenten effizient möglich. Außerdem wird jedes Dokument in der Regel mit Tags versehen, so dass über diese Schlagwörter später auch Dokumente zu gleichen oder ähnlichen Themengebieten auf Schlagwortbasis gefunden werden können.
DevonThink Pro Office ist vor allem auch Grundlage für ein neues Beratungsprodukt von mir geworden, dass noch vor Weihnachten angeboten werden wird. Diese neue Beratungsdienstleistung heißt “DatenschutzSupport”, und wenn Sie neugierig sind, dann können Sie jetzt schon einen ersten Eindruck davon gewinnen. Denn das dazugehörige Video ist bereits online. Bei dieser Dienstleistung findet neben DevonThink Pro Office vor allem auch TextExpander Anwendung. TextExpander ist ein Tool, mit dem Sie über Buchstabenkombinationen Textbausteine einsetzen können. TextExpander ist mit DevonThink Pro Office die Grundlage für die sehr schnelle Beantwortung der 80% der Fragen, die regelmäßig bei Unternehmen im Datenschutzbereich als FAQ auftauchen. Ohne TextExpander und DevonThink Pro Office würde es “DatenschutzSupport” nicht geben.
Ein Beispiel dafür, wie ich DevonThink Pro Office für die Wissensverarbeitung einsetze, habe ich im nachfolgenden Video dokumentiert. Hier zeige ich, wie halbautomatisch alle Beschlüsse des Düsseldorfer Kreises in DevonThink Pro Office importiert und kategorisiert werden können – in stark vereinfachter Form. Außerdem kommt noch ein bisschen MindManager zum Einsatz.
Sie sollten in den Vollbildmodus switchen, um die Bildschirminhalte besser erkennen zu können.
Allgemein kann ich sagen, dass ich als Anwalt folgende Software-Produkte täglich im Einsatz habe:
- OmniFocus
- Mail.app mit GPGMail-Plugin
- Postbox 3 (wegen besserem Support für Verschlüsselung von Mails per PGP/GPG)
- DevonThink Pro Office
- TextExpander
- Dragon Dictate for Mac
- Scrivener for Mac
- Pixelmator
- Pages 09
- Microsoft Word
- Numbers 09
- iA Writer
Und was nutzt ihr bzw. nutzen Sie so? Ich habe die Kommentarfunktion hier freigeschaltet. Ich freue mich insbesondere über Tipps dazu, wie ihr DevonThink einsetzt.
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Zu den Programmen:
Mailplane für E-Mail
BusyCal
Minutes
Adobe Acrobat Pro
NeoOffice
Bookends
MindNode Pro
TextMate
1Password
Wuala
Bezüglich Zeiterfassung bin ich immer noch am Experimentieren, eigentlich seit Jahren schon … gibt es dazu allenfalls eine Empfehlung?
Mit DevonThink kannst du einzelne Datenbankfiles anlegen. Die kannst du z.B. auch in deine Dropbox legen. Das kann allerdings Probleme bereiten im Live-Betrieb. Ich glaube, hier hat jemand entsprechende Hinweise, wie man das machen kann.
DevonThink ist grundsätzlich nicht für den Teambetrieb ausgelegt…zumindest, soweit ich das weiß.
… leider funktioniert das mit dem nur an einem Ort öffnen auf Dauer nicht – früher oder später gibt’s Probleme. Nur an einem Ort öffnen funktioniert mit Disziplin, aber bevor man an einem anderen Ort öffnet, muss die Synchronisation vollständig sein. Dropbox würde ich dafür übrigens nicht verwenden, Anbieter wie Wuala mit lokaler Verschlüsselung erscheinen mir dafür geeigneter zu sein.
Ich würde Mandantendaten grundsätzlich nicht in eine “unverschlüsselte” Cloud ablegen. Daher bin ich mit der lokalen Variante auch glücklich.
Danke für die Programmübersicht! Bei der Zeiterfassung habe ich auch sehr lange herumprobiert. Für meine Belange bin ich jetzt nach langer Erprobung und individueller Anpassung mit Billings glücklich geworden. Gerade in Verbindung mit Billings Touch für das iPhone wird das Ganze rund. Die Rechnungserstellungsfunktionen etc. benutze ich da nicht. Ich mache damit nur projekt- und aufgabenbasiertes Timetracking.
Textmate und 1Password nutze ich auch. NeoOffice nur noch sehr, sehr selten….war früher meine Hauptsoftware für die Gutachtenerstellung, ist meiner Meinung nach aber nur noch bedingt brauchbar für lange Gutachten. Ich schwöre auf Scrivener. Busycal habe ich ca. 1,5 Jahre benutzt und bin jetzt mit der letzten iCal-Version zufrieden.
MindNode Pro habe ich auch, hat mir aber nicht genug Features. Die MindManager-Version für den Mac ist im Vergleich zur Windows-Version eigentlich ein schlechter Witz. Trotzdem kenne ich derzeit kein Tool, das bessert ist im Mindmapping-Bereich.
NeoOffice ist bei mir auch auf dem Weg nach draussen, ich arbeite vermehrt wieder mit Microsoft Word – bei NeoOffice nutzte ich sowieso primär Writer, für Präsentationen verwende ich Keynote und für die Tabellenkalkulationen Excel. Insofern wäre ich froh, wenn man solche Anwendungen auch einzeln lizenzieren könnte. Bei Keynote (und iWork überhaupt) hoffe ich, dass die Software endlich wieder etwas Aufmerksamkeit von Apple erfährt. Für längere eigene Texte verwende ich Mellel.
Für meine Produktivität nutze ich die folgenden Tools:
- Wunderlist (mehrfach täglich auf dem Mac und iPhone)
- Mindnote Pro. Hier schliesse ich mich Stefans Meinung an. Die Funktionen sind ein Witz, kein Vergleich zu PC Varianten
- 1Password
- Textmate (Als Alternative teste ich grade das kostenlose Textwrangler.)
Mailplane habe ich auch einmal ausprobiert, war aber eher enttäuscht. Das ist doch eigentlich nichts anderes als das Webinterface in eine App verpackt. Oder habe ich etwas übersehen? Für-Email bin ich wieder bei dem normalen Mail gelandet inkl einiger bunter Fähnchen zum sortieren.