Da ich schon mehrfach danach gefragt wurde, möchte ich hier einmal die Gelegenheit nutzen, einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweisen zu geben. In diesem Beitrag geht es zunächst einmal um ein Tool für das Wissensmanagement, das ich seit einigen Jahren (der Anwaltskollege Michael Seidlitz, der unter Anwälten dafür bekannt ist, dass er für die Beantwortung einer Frage binnen drei Minuten gleich ein halbes Dutzend Fundstellen zu Rechtsprechung und Literatur in einer E-Mail benennt, hat mir dieses Produkt empfohlen) einsetze. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass dieses Stück Software ein ganz wesentlicher Bestandteil meiner täglichen Arbeit als Anwalt ist und ich nur schwer ohne diese Software so effizient arbeiten könnte. Bei dieser Software handelt es sich um: DevonThink Pro Office
DevonThink Pro Office gibt es nur für den Mac, und – ganz ehrlich – es wäre für mich neben OmniFocus einer der Gründe für die Nutzung eines Macs, selbst wenn ich ansonsten ein anderes Betriebssystem nutzen würde.
DevonThink Pro Office ist meine zentrale Speicherstelle für Dokumente jeder Art. Gerade in Verbindung mit meinem Fujitsu ScanSnap S1500M wird das Abarbeiten von Papierpost ein wahrer Genuss. Grundsätzlich wird jedes Stück Papier, das in der Kanzlei eingeht, mit dem ScanSnap eingescannt und in DevonThink Pro Office abgelegt. Vertragsdokumente oder auch juristische Literatur wird durch DevonThink Pro automatisch einer Texterkennung unterzogen. So werden Volltextsuchen in der Datenbank in juristischen Dokumenten effizient möglich. Außerdem wird jedes Dokument in der Regel mit Tags versehen, so dass über diese Schlagwörter später auch Dokumente zu gleichen oder ähnlichen Themengebieten auf Schlagwortbasis gefunden werden können.
DevonThink Pro Office ist vor allem auch Grundlage für ein neues Beratungsprodukt von mir geworden, dass noch vor Weihnachten angeboten werden wird. Diese neue Beratungsdienstleistung heißt “DatenschutzSupport”, und wenn Sie neugierig sind, dann können Sie jetzt schon einen ersten Eindruck davon gewinnen. Denn das dazugehörige Video ist bereits online. Bei dieser Dienstleistung findet neben DevonThink Pro Office vor allem auch TextExpander Anwendung. TextExpander ist ein Tool, mit dem Sie über Buchstabenkombinationen Textbausteine einsetzen können. TextExpander ist mit DevonThink Pro Office die Grundlage für die sehr schnelle Beantwortung der 80% der Fragen, die regelmäßig bei Unternehmen im Datenschutzbereich als FAQ auftauchen. Ohne TextExpander und DevonThink Pro Office würde es “DatenschutzSupport” nicht geben.
Ein Beispiel dafür, wie ich DevonThink Pro Office für die Wissensverarbeitung einsetze, habe ich im nachfolgenden Video dokumentiert. Hier zeige ich, wie halbautomatisch alle Beschlüsse des Düsseldorfer Kreises in DevonThink Pro Office importiert und kategorisiert werden können – in stark vereinfachter Form. Außerdem kommt noch ein bisschen MindManager zum Einsatz.
Sie sollten in den Vollbildmodus switchen, um die Bildschirminhalte besser erkennen zu können.
Allgemein kann ich sagen, dass ich als Anwalt folgende Software-Produkte täglich im Einsatz habe:
- OmniFocus
- Mail.app mit GPGMail-Plugin
- Postbox 3 (wegen besserem Support für Verschlüsselung von Mails per PGP/GPG)
- DevonThink Pro Office
- TextExpander
- Dragon Dictate for Mac
- Scrivener for Mac
- Pixelmator
- Pages 09
- Microsoft Word
- Numbers 09
- iA Writer, mittlerweile aber meistens Byword wegen des einfachen Markdown-To-HTML-Exports. Update: Seit Version 1.2.2 kann iA Writer “Copy to HTML”, und damit bye, bye Byword – I’m back on iA Writer
Und was nutzt ihr bzw. nutzen Sie so? Ich habe die Kommentarfunktion hier freigeschaltet. Ich freue mich insbesondere über Tipps dazu, wie ihr DevonThink einsetzt.
Zu den Programmen:
Mailplane für E-Mail
BusyCal
Minutes
Adobe Acrobat Pro
NeoOffice
Bookends
MindNode Pro
TextMate
1Password
Wuala
Bezüglich Zeiterfassung bin ich immer noch am Experimentieren, eigentlich seit Jahren schon … gibt es dazu allenfalls eine Empfehlung?
Mit DevonThink kannst du einzelne Datenbankfiles anlegen. Die kannst du z.B. auch in deine Dropbox legen. Das kann allerdings Probleme bereiten im Live-Betrieb. Ich glaube, hier hat jemand entsprechende Hinweise, wie man das machen kann.
DevonThink ist grundsätzlich nicht für den Teambetrieb ausgelegt…zumindest, soweit ich das weiß.
… leider funktioniert das mit dem nur an einem Ort öffnen auf Dauer nicht – früher oder später gibt’s Probleme. Nur an einem Ort öffnen funktioniert mit Disziplin, aber bevor man an einem anderen Ort öffnet, muss die Synchronisation vollständig sein. Dropbox würde ich dafür übrigens nicht verwenden, Anbieter wie Wuala mit lokaler Verschlüsselung erscheinen mir dafür geeigneter zu sein.
Ich würde Mandantendaten grundsätzlich nicht in eine “unverschlüsselte” Cloud ablegen. Daher bin ich mit der lokalen Variante auch glücklich.
Danke für die Programmübersicht! Bei der Zeiterfassung habe ich auch sehr lange herumprobiert. Für meine Belange bin ich jetzt nach langer Erprobung und individueller Anpassung mit Billings glücklich geworden. Gerade in Verbindung mit Billings Touch für das iPhone wird das Ganze rund. Die Rechnungserstellungsfunktionen etc. benutze ich da nicht. Ich mache damit nur projekt- und aufgabenbasiertes Timetracking.
Textmate und 1Password nutze ich auch. NeoOffice nur noch sehr, sehr selten….war früher meine Hauptsoftware für die Gutachtenerstellung, ist meiner Meinung nach aber nur noch bedingt brauchbar für lange Gutachten. Ich schwöre auf Scrivener. Busycal habe ich ca. 1,5 Jahre benutzt und bin jetzt mit der letzten iCal-Version zufrieden.
MindNode Pro habe ich auch, hat mir aber nicht genug Features. Die MindManager-Version für den Mac ist im Vergleich zur Windows-Version eigentlich ein schlechter Witz. Trotzdem kenne ich derzeit kein Tool, das bessert ist im Mindmapping-Bereich.
NeoOffice ist bei mir auch auf dem Weg nach draussen, ich arbeite vermehrt wieder mit Microsoft Word – bei NeoOffice nutzte ich sowieso primär Writer, für Präsentationen verwende ich Keynote und für die Tabellenkalkulationen Excel. Insofern wäre ich froh, wenn man solche Anwendungen auch einzeln lizenzieren könnte. Bei Keynote (und iWork überhaupt) hoffe ich, dass die Software endlich wieder etwas Aufmerksamkeit von Apple erfährt. Für längere eigene Texte verwende ich Mellel.
Für meine Produktivität nutze ich die folgenden Tools:
- Wunderlist (mehrfach täglich auf dem Mac und iPhone)
- Mindnote Pro. Hier schliesse ich mich Stefans Meinung an. Die Funktionen sind ein Witz, kein Vergleich zu PC Varianten
- 1Password
- Textmate (Als Alternative teste ich grade das kostenlose Textwrangler.)
Mailplane habe ich auch einmal ausprobiert, war aber eher enttäuscht. Das ist doch eigentlich nichts anderes als das Webinterface in eine App verpackt. Oder habe ich etwas übersehen? Für-Email bin ich wieder bei dem normalen Mail gelandet inkl einiger bunter Fähnchen zum sortieren.
ich nutze:
- 1Password
- Ragtime für gestilte Berichte
- Word – ich verfluche es täglich – für normale Schreiben
- Excel
- Merlin und FastTrack als Bauzeitpläne, xtime project
- mail
- Omnifocus – ist wesentlich besser als ToDo
- Dragon Dictate
- Acrobat Pro
- Intaglio – Zeichnen 2D -leider kein MacDraw Pro mehr – aber ein vernünftiger Ersatz
- renamer für Fotos
- iwatermark für Fotos
- CD Finder Business – damit ich auf der Plattenmenge und den Rechnern was finde
- Little Snitch – zum Datenschutz
leider fehlt ein “Kalenderprogramm das Zeiten erfasst und auswerten kann” gabs mal unter OS 9
soweit mein Auszug
Ich habe früher auch den MindManager genutzt, bin aber vor ca. einem Jahr auf Novamind umgestiegen, die Mac Version hängt zwar auch etwas hinter der Windows Version her. Die graphischen Gestaltungsmöglichkeiten sind einfach klasse und werden mit den angekündigten Funktionalitätsangleichung an die Win-Version noch besser.
DEVONthink Pro Office habe ich auch im täglichen Einsatz. Dazu kommt Things für das Taskmanagement.
MindNode Pro bevorzuge ich wegen der Klarheit – MindManager ist mir zu überladen. Pages, Numbers, Keynote setze ich ebenfalls ein. Zum Schreiben verwende ich (zur Zeit) am Liebsten Byword auf dem Mac, bzw. WriteRoom auf dem iPad.
TextExpander und 1Password werkeln im Hintergrund natürlich auch, ebenso wie Alfred.
Hallo Stephan,
ich arbeite seit einigen Tagen mit DevonThink Pro Office und bin begeistert. Seit heute steht auf meinem Schreibtisch ebenfalls ein Fujitsu ScanSnap S1500M und ich suche bisher vergeblich nach einer Anleitung, wie man die beiden zusammen bringt.
Was hat dir geholfen ?
Hi Holger.
du kannst im ScanSnapManager (sollte im Dock liegen) Profileinstellung auswählen (im Dock selbst, wenn du Profile erstellt has) und vor allem zuvor Profileinstellungen gestalten. Entscheidend ist, dass du als Ziel des Scannens die “Anwendung” DevonThink Pro Office auswählst. Dein Scansnap gibt dann die Datei an DevonThink weiter. DevonThink “meldet” sich dann bei dir
Ich habe eine ganze Zeit lang, das OCR über ScanSnap laufen lassen. Jetzt habe ich meinen Scansap so eingestellt, dass der keinen OCR macht, sondern das PDF nur an DevonThink weitereicht und in den Importeinstellungen bei DevonThink dann aber der OCR von “eingehenden Scans” aktiviert ist. Das funktioniert besser, weil da auch Stapelverarbeitung besser möglich ist.
Viel Spaß dabei!
Hallo,
hat einer Erfahrungen mit der automatischen Erkennung von Rechnungen (z.B. Gesamtbetrag)? Ich denke über DevonThink nach, bin aber unsicher, ob das funktioniert. Ich habe diese Funktion in “Paperless” von Mariner-SW gefunden, allerdings erkennt das ausschließlich englischsprachige Rechnungen. Ich habe gelesen, dass zumindest Markierungen (mit einem Marker-Stift) von bestimmten Feldern unterstützt werden – so könnte man evtl. den Betrag erkennen und als Wert abspeichern…
Viele Grüße,
Frank Butter
Hallo,
wie kann man mit DEVONthink für Mac und DEVONthink To Go ernsthaft arbeiten? Das funktioniert nicht einmal ansatzweise so wie es soll.
- Wenn ich auf dem iPad z.B. den Dokumenten-Namen ändere, dann wird das mit dem nächsten Abgleich wieder zurückgeändert.
Wenn am auf dem Mac vorher das Dokument mit dem alten Namen löscht, denn wird das geänderte Dokument vom iPad nicht auf den Mac. übertragen.
- Am Mac gelöschte Dokumente erscheinen nach der Syncronsation wieder.
Das waren nur 2 Beispielen, leider sind die Programme in der Praxis nicht brauchbar, schade um das Geld. Ich kann jedem nur abraten das zu kaufen.
Carsten
Ich nutze DevonThink Pro Office in der Dropbox, natürlich nicht unverschlüsselt. Die deutsche Firma Secomba bietet mit Boxcryptor hochwertige client-seitige Verschlüsselung. Mit der Professional-Variante für 30 € sind sogar die Dateinamen für Außenstehende nicht zurückzuverfolgen.
Sehr gut ist auch die Anbindung an Apple Mail. Mit der Tastenkombination ctrl-alt-cmd-m wandert die gerade selektierte E-Mail inklusive Anhänge in DevonThink Pro. Wunderbar, um Mandantenkorrespondenz sauber zu führen.
Als Ersatz für iA Writer gibt es eine völlig neu gestaltete Version von Ulysses (ebenfalls aus Deutschland), die Markdown-fähig ist, wenngleich sie für meinen Geschmack noch nicht an den Multimarkdown Composer heranreicht.
Für Brief nutze ich schon seit Jahren LaTeX (mit XeLaTex). Einmal das Grundgerüst eingerichtet, ist Briefe schreiben ein Klacks, zumal Text Expander hilft. Als Editor wahlweise Textmate, das nicht mehr weiter gepflegt wird, oder BBEdit bzw. sein kleinerer Bruder Textwrangler.